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Comment recruter sans se tromper ?

Avec Morgane Conrad, Talent Manager chez Folk





Comment recruter sans se tromper ? Quand on démarre sa vie de startupper, on fait tout tout seul ou à deux avec son, sa ou ses associé.e.s. Et puis vient le temps du premier recrutement.


Morgane Conrad, Talent Manager chez Folk, en charge depuis 8 ans de divers sujets autour du recrutement, notamment de sourcing dans des startups tech, nous partage aujourdhui ses tips pour commencer à recruter simplement et itérer petit à petit.


Voici les étapes à suivre.


1- La phase de discovery : définir son besoin


Avant même d’ouvrir le poste, au-delà des process, la première étape est de définir son besoin. Cette phase de démarrage, la phase de discovery, consiste à bien comprendre son besoin et le scope du poste. À ce stade, on sait qu’il manque une compétence, une personne dans l’équipe pour avoir un petit peu plus de vélocité, et on peut avoir à l'esprit une idée d’un titre de poste. C’est le point de départ, mais en général, le côté itératif de cette discovery induit bien souvent qu’à la fin de cette phase, on a changé de titre de poste.


Cette discovery permet de revenir à l'essentiel en en allant vraiment bien creuser le besoin, d’imaginer le quotidien que cette personne aura dans l'équipe, et la valeur ajoutée qu'elle va apporter. Pour cela, Morgane passe en revue 4 typologies de questions :


La première catégorie de questions va permettre de mieux définir le scope de poste, il s’agit de réfléchir avec l'équipe sur :

  • quelle est la mission principale sur le poste ?

  • quels sont les principaux projets, les principales tâches et responsabilités sur ce poste ?

La deuxième catégorie de questions va permettre de décrire le profil de la personne que l'on recherche :

  • on va aller regarder si l'on connaît des personnes qui sont reconnues pour leur expertise sur un rôle similaire,

  • qu'est-ce qui fait que ces personnes-là sont reconnues,

  • quel est leur parcours, et quels sont leurs sets de compétences.

La troisième catégorie de questions va permettre de projeter la personne idéale sur ce poste, on se pose donc des questions comme :

  • qu'est-ce qui motive l'ouverture de ce poste,

  • pourquoi est-ce qu'on ouvre ce poste maintenant,

  • qu'est-ce qui différencie ce poste dans notre équipe d'un même poste dans une autre société (pour Morgane c’est une question vraiment intéressante pour ensuite aller construire des messages d'approche, une job description etc).

Et la dernière catégorie, ce sont plutôt des questions pratiques :

  • qui sera son manager ?

  • qui seront ses principaux collaborateurs / collègues de proximité ?

  • quel budget, salaire faut-il prévoir, etc. ?

Une fois obtenues les premières réponses à ces questions, il va falloir discuter avec différentes personnes de votre réseau (des personnes expertes sur le besoin identifié, des managers d'équipe qui ont recruté ces personnes, ou encore des personnes qui sont côté recrutement ou RH) :

  • pour challenger leur compréhension,

  • pour challenger leur vision,

  • pour avoir aussi des conseils,

  • pour collecter quelques informations concernant la partie salaire (pour plus d'informations sur le sujet de la rémunération, écoutez les excellents épisodes de Virgile Raingeard, fondateur de Figures, et d’Adeline Bodemer, Head of People chez Gorgias),

  • et s'assurer que vous avez le bon niveau d'attente sur ce poste-là.

Et finalement c'est souvent après cette étape-là que vous allez déterminer réellement le titre de poste exact de la personne que vous recherchez, souvent bien loin de l'idée initiale.


Pour travailler sur cette phase de discovery, essayez d'utiliser l’outil Notion, en asynchrone avec l’équipe. Morgane recommande cette méthodologie même sur une petite équipe de 3 personnes. Après, en fonction des postes, cette trame peut être adaptée, en ajoutant par exemple quelques questions.


Les avantages de cette phase sont multiples :

  • Se poser ces questions permet de ne pas partir à l'aveugle, de connaître le marché, de connaître son positionnement. Du coup, en termes d'approche des personnes (via la job description, ou sourcing), on sait comment se positionner, on sait ce qu'on va pouvoir mettre en avant, on sait les points sur lesquels il va peut-être falloir creuser davantage.

  • Cela permet aussi de documenter ce processus, par exemple documenter la réflexion autour du budget pour un poste, du salaire, pour positionner ce poste sur tel niveau de salaire. Ensuite, au moment où il y aura besoin de construire une grille de salaire, cela permettra d'avoir déjà un petit historique. Et également, pour les personnes qui vont ensuite mener les interviews et aborder ce sujet avec les candidats, c'est intéressant d'avoir ce niveau de transparence, de pouvoir dire que cette décision a été prise pour telle et telle raison.

2- La phase de construction de l’operating system


Une fois qu'on s'est posé toutes ces questions, qu’on a toute cette documentation et donc qu’on est maintenant bien aligné sur le poste, la deuxième phase va être de construire la partie operating system autour de ce rôle-là.


Matériel nécessaire pour chaque étape

Il faut commencer par définir les étapes par lesquelles un candidat va passer, de la recherche de ces candidats jusqu’à la promesse d'embauche. Et pour chaque étape, vous allez rechercher de quels éléments, quels matériels ils vont avoir besoin. Cela permet d'aller dans le détail, et de tout construire en amont pour gagner un maximum de temps par la suite quand vous serez ensuite dans le run des interviews.


Vous allez travailler sur 2 grandes parties durant ce process :

  1. Une partie recherche : que ce soit sourcing, networking, ou candidature, vous allez construire la job desk, les templates de messages d'approche, et les templates de réponse aux candidatures.

  2. Une partie process de recrutement : là vous allez construire la scorecard (voir définition ci-après), les templates de feedbacks structurés, les templates de messages de feedback aux candidats, etc. Donc tout ce qui va permettre de structurer le process de bout en bout.

Construire ces templates en amont permet de forcer à formuler une décision argumentée d'arrêter ou de continuer un process de recrutement avec un candidat, qui sera du coup très claire et explicite. Cela a donc un impact énorme sur l'expérience de recrutement :

  • que ce soit pour les candidats : tout est transparent et ils recevront des feedbacks constructifs,

  • mais aussi auprès de l'équipe : parce que justement on peut plus facilement formuler un feedback et prendre plus facilement une décision.

Elaboration de la scorecard

Une scorecard est un outil qui récapitule tous les critères permettant d'identifier une personne idéale pour un poste. En général, la scorecard est composée de différentes catégories :

  • une partie critères,

  • une partie plus descriptive qui va permettre de définir un petit peu plus ces critères dans le détail, et Morgane aime bien ajouter ici pourquoi tel critère est important au niveau du poste,

  • et sur les scorecards qui sont bien développées, il y a une partie questions qu'on va poser pour aller identifier et évaluer ces critères.

Exemple : si pour un poste, vous avez besoin que la personne parle anglais parfaitement et ne fasse pas de fautes d’orthographe, vous indiquez simplement dans la scorecard : niveau d’anglais et niveau d’orthographe. Cela force à se poser la question de ce qu’on va mettre en place dans les entretiens pour évaluer ces compétences (test écrit ou autre), ce qui va permettre ensuite :

  • de comparer facilement les résultats de façon objective entre les candidats,

  • et comme on a bien spécifié pourquoi ces critères sont importants dans la scorecard, ce sera plus facile de l’expliquer au candidat pendant l’entretien, et ensuite si le match n’est pas suffisamment important, ce sera beaucoup plus facile de lui expliquer pourquoi il n’a pas été retenu.

Une leçon importante qu’a retenue Morgane de ses expériences précédentes, c’est de ne pas rendre la scorecard et les templates de feedback trop complexes, d’aller à l’essentiel pour que cela puisse être utilisé et faciliter la vie de toute l'équipe, et rendre les décisions faciles sur le fait d'avancer ou non sur un recrutement. Et pour commencer de façon simple et efficace, elle conseille :

  • des critères qui sont facilement mémorisables,

  • des descriptions en quelques lignes qui permettent à tous les interviewers de s'aligner sur le niveau d'attente pour chaque critère,

  • et un système de rating qui soit parlant, ça peut être de 0 à 5 (ou de 1 à 4 car cela permet de pas mettre “moyen”), ça peut être un simple oui / non, etc.

La construction du process de recrutement

Pour déterminer comment structurer concrètement les entretiens, comment choisir son process de recrutement (combien d’entretiens, faire passer un cas concret, etc), Morgane s’inspire :

  • des connaissances obtenues durant la phase de discovery ;

  • des discussions avec les membres de l'équipe pour avoir leur perspective sur le process de recrutement idéal ;

  • des discussions avec des personnes de leur réseau qui ont recruté la même typologie de profil, pour voir quel a été leur process de recrutement, et leur retour d’expérience sur ce qu’ils ont amélioré ;

  • et de la scorecard, qui permet d'identifier quelles sont les compétences qu’il sera nécessaire d’évaluer au cours du process de recrutement. Par exemple pour l’anglais, ils peuvent proposer de faire l’entretien en anglais. Pour l’orthographe, ils peuvent donner un cas concret pour tester les capacités de rédaction d'une personne.

Tous ces éléments vont permettre de construire un premier process de recrutement, mais il est certain qu’il y a une part de tâtonnement - ce qui est normal, il ne faut pas dramatiser - et qu’il faudra itérer ensuite en modifiant des éléments de ce process : cela peut consister à changer l'ordre des étapes de recrutement, à modifier un peu l'aspect le format d'une étape, etc. Mais en général, pour Morgane quand on a trouvé une structure qui fonctionne bien pour un poste, on peut la répliquer pour d'autres avec quelques petites adaptations.


Simplement, il faut éviter de changer le process en plein milieu pour le même poste, sinon il n’y aura plus d’équité entre les différents candidats / candidates.


Après, s’il y a besoin de recruter une deuxième fois sur un poste similaire, il est fort probable que le besoin ait un tout petit peu évolué car il est nécessaire de chercher une complémentarité au sein de cette équipe.


Agathe préconise également de collecter au fur et à mesure les feedbacks des candidats vus en entretien (qu’ils aient été jusqu'au bout du process ou non) pour le premier recrutement, pour pouvoir itérer sur le deuxième recrutement en amenant un peu plus de clarté sur la préparation de certaines étapes.


Suivre ses objectifs avec des métriques

Pour Morgane, l’étape suivante consiste à définir ses objectifs et ses priorités, et trouver un modèle qui permet de suivre ces objectifs. Cela passe par des chiffres, des métriques qui vont permettre justement d'itérer sur le process, mais aussi sur le besoin qu'on a identifié et la personne qu'on va rechercher.


A priori, vous pouvez vous appuyer sur cinq métriques simples, sur lesquelles faire un point mensuel sur chaque poste ouvert mais aussi à chaque clôture de poste.


Ces métriques sont les suivantes :

  1. le taux de réponse ;

  2. le taux de conversion = le nombre de personnes qui ont répondu et qui ont accepté de passer un premier entretien. Cela permet de voir si ce sont les bonnes personnes qui ont été ciblées en sourcing, et si par exemple le message d'approche doit être adapté pour mieux convaincre ;

  3. le taux de conversion entre chaque étape du process : cela permet de voir si le process de recrutement est efficace, c'est-à-dire s'il filtre suffisamment les personnes au fur et à mesure des étapes. Et cela va aussi permettre de voir si certaines étapes doivent être davantage structurées, et de pouvoir itérer sur le process ;

  4. le temps qu'une personne passe en process avant d'être embauchée : cela permet de savoir si vous êtes suffisamment réactifs sur le processus de recrutement ;

  5. et enfin, sur le moment où vous clôturez un poste, le nombre de personnes que vous avez dû contacter puis rencontrer pour recruter sur ce poste. Cela permet de faire un peu des prédictions pour les prochains recrutements sur des postes similaires, et de se dire par exemple que pour tel type de poste, vous devrez contacter 80 personnes, et en rencontrer 25.


L’objectif du suivi de tout ce process grâce aux métriques, c’est d’abord de poser les premières briques d'une vraie expérience de recrutement que ce soit pour les candidats ou pour l’équipe, et ensuite de pouvoir continuer à l'améliorer petit à petit.


Par exemple, quand Morgane a rejoint Folk il y a un an et demi, en regardant les chiffres elle s'est rendue compte que sur les premiers postes, ils n’étaient pas suffisamment réactifs entre chaque étape du process de recrutement. Ils se sont alors fixé un objectif de 48h pour partager leur retour aux candidats. Ils se sont également engagés à toujours partager un raisonnement aux candidats, d’où la construction des templates de feedback structurés et des templates de messages de feedback aux candidats.


La recherche de candidats

Pour trouver des candidats, il existe de nombreuses options : faire de l’inbound, de la marque employeur, utiliser un chasseur de têtes, du sourcing, etc.

  • Le sourcing

Pour Morgane, comme toujours quand on construit un process, il faut tester et voir ce qui fonctionne quand on construit son recrutement. Par rapport à ses expériences passées, Morgane sait qu’aujourd'hui, pour les personnes qu'ils vont rechercher au sein de Folk, le plus pertinent c’est de faire du sourcing. Pour celles et ceux qui ne connaissent pas, le sourcing c'est globalement aller pousser son annonce à un grand nombre de profils préalablement sélectionnés, et voir ensuite ce qui remonte (si cela vous paraît complexe, n'hésitez pas à écouter l’excellent épisode avec Louise Mouton de GitGuardian qui donne les clés pour réussir son sourcing).


Le sourcing est un travail qui prend du temps à construire, mais pour Morgane, c'est une approche vraiment intéressante en termes de retour sur investissement, même si on est une petite équipe et même si on débute sur du recrutement. En effet, cela permet sur le long terme de se construire un réseau, et un vivier de personnes qu'il sera possible de solliciter à nouveau au moment opportun. Le sourcing permet également de se faire une bonne idée du marché des profils qui peuvent répondre au besoin sur un poste donné. C'est donc selon Morgane un bon point de départ, qu’il est possible ensuite d’itérer selon les résultats.


Et ce qui fonctionne bien, c'est de se créer un réseau sur du long terme : lors de ce sourcing, ils vont en effet se permettre d'aller contacter les personnes qui ont un parcours intéressant, même si ce n’est pas sur le besoin qui est recherché là en particulier et qu’il n’y a pas de poste pour le moment. Quand on démarre le recrutement et qu’on commence à construire une équipe, cela peut constituer des premiers points de contacts intéressants qui pourront faire gagner énormément de temps par la suite.

  • Le réseau : networking & cooptation

Un autre moyen simple pour recruter, c’est de passer par le réseau de l'équipe déjà en place : cooptation, networking… Cela fonctionne aussi très bien, on peut d’ailleurs commencer par cela.

  • Les job boards et communautés Slack

Plutôt que de simplement poster les annonces dans le but de rechercher des candidats, les job desks, les job boards sont plutôt une manière de faire connaître la société et de rediriger les personnes à sourcer vers du contenu pour les intéresser davantage.


Pour savoir où poster les annonces, il faut tester les job boards et regarder la performance de chacun pour savoir ensuite sur lesquels il est intéressant de capitaliser. Tout comme pour la recherche, où au final c’est très rare d'identifier du premier coup exactement les bonnes personnes, les bons endroits, les bons réseaux sociaux sur lesquels contacter ces personnes, de la même façon sur les messages d'approche ou sur la même job desk en général, on passe sur une ou deux itérations une fois que le poste est ouvert.


Quand on commence à lancer les expérimentations, Morgane recommande de se positionner sur des job boards assez généralistes, comme Welcome to the Jungle ou AngelList qu’elle utilise au quotidien. Ensuite, ce qui fonctionne aussi très bien pour des communautés particulières qui n’ont pas de job boards, c'est d'aller diffuser les annonces sur des réseaux Slack, ou d’autres communautés très ciblées sur le métier qu'on veut recruter. L’avantage, c’est que contrairement aux job boards, c’est gratuit, et également quand on démarre sur des recrutements, cela permet d'avoir beaucoup d'indicateurs sur le poste en lui-même.


FOLK EN QUELQUES LIGNES


Folk développe un outil de contact management tout-en-un qui est utile sur différents points : pour du recrutement, pour gérer des relations avec des investisseurs, ou des utilisateurs, des clients… Folk comprend aujourd’hui une équipe de 20 personnes, qui va continuer à grandir. Leur dernière levée de fonds (4,5 millions de dollars) remonte à septembre 2021.


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Vous pouvez contacter Morgane Conrad sur Linkedin

Site web de Folk : https://www.folk.app/


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  • Folk, qu'elle utilise au quotidien

  • Calendly pour la planification de rendez-vous

  • Reclaim pour organiser des blocs de focus dans son agenda

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