Avec Brice Trophardy, expert Chat GPT et recruteur
Comment utiliser ChatGPT pour booster son recrutement ? Comme faire de l'IA un outil de productivité et d’optimisation pour assister recruteurs et recruteuses dans leurs missions ?
Brice Trophardy a une solide expérience en recrutement, puisqu’il a travaillé 10 ans comme recruteur en cabinet, très orienté productivité et efficacité. Désormais, il propose une formation à ChatGPT, permettant aux professionnels d'optimiser leur business, surtout sur les parties vente, marketing et recrutement.
Aujourd’hui, nous allons dérouler avec Brice toutes les étapes, toutes les techniques, tous les endroits sur lesquels il est possible de gagner en productivité avec chatGPT sur un job de recruteur / recruteuse.
INTRODUCTION À L’IA ET CHATGPT
Pour les personnes qui n’ont jamais utilisé l’IA, voici quelques notions de bases pour vous aider à mieux comprendre ces outils :
Définition de la productivité
Une définition simple de la productivité, c’est : augmenter la quantité d'output pour le même input. Donc, cela signifie que :
soit on passe le même temps, le même effort, et on produit plus ;
soit on fait la même chose mais plus vite.
Que ce soit pour produire plus ou accélérer les processus, l’IA a un grand rôle à jouer.
ChatGPT, c’est quoi ?
ChatGPT est un site internet, un outil en ligne similaire à un chatbot, capable d’avoir une conversation avec vous : il va répondre à vos questions (comme le ferait une personne) et exécuter les tâches que vous lui demandez, grâce à une intelligence artificielle. Globalement, on peut dire que c’est un assistant.
Qu’est-ce qu’un prompt ?
Le site se présente sous forme d’une boîte de dialogue, sur laquelle vous pouvez poser vos questions, donner des instructions, et ChatGPT va ensuite vous répondre.
L'instruction donnée à ChatGPT pour obtenir une réponse s’appelle un prompt. Mais l’IA n’étant pas 100% intelligente, il est nécessaire d’optimiser ses prompts, c’est-à-dire lui parler d’une certaine manière pour obtenir les meilleurs résultats (sinon il risque de ne pas bien comprendre et partir dans la mauvaise direction) : c’est ce qu’on appelle le "prompt engineering" = la science de parler à ChatGPT.
Pour y parvenir, essayez de garder cette image en tête : ChatGPT est comme un stagiaire, très volontaire, qui possède de nombreuses connaissances (globalement, il a lu tout internet) mais sans expérience. Il a donc besoin d'instructions vraiment claires pour exécuter les tâches que vous lui demandez.
Utilisation de l’itération
Ce qui est très intéressant, c'est que comme avec un stagiaire, on est bien sur une conversation, on peut donc utiliser ChatGPT de manière itérative pour améliorer progressivement les résultats. Si la réponse ne vous convient pas, il suffit de lui dire et de lui demander de corriger ce que vous voulez. Comme il se souvient de ce que vous lui aviez dit avant, il va réécrire le texte selon ces nouvelles directives. Par exemple, s’il rédige une offre d’emploi avec du vouvoiement, et que vous souhaitiez un tutoiement, il suffit de lui demander : réécris en tutoyant.
Pour être précis, il existe deux options pour demander à ChatGPT d’affiner, corriger sa réponse :
La première consiste tout simplement à continuer la conversation avec ChatGPT et à lui fournir des instructions supplémentaires, à la suite de sa première réponse (comme dans un vrai dialogue). L’inconvénient de cette méthode (même si cela s’améliore et sera de moins en moins vrai), c’est qu'à l’heure actuelle, si la conversation est trop longue (en nombre de caractères), ChatGPT va oublier le début de l’interaction. Donc évitez d’utiliser la même conversation de manière répétée.
La deuxième option, que Brice recommande, consiste à modifier le prompt initial. Pour cela, il suffit de passer sa souris au-dessus de son premier prompt, une icône de crayon apparaît, et vous pouvez cliquer dessus pour réécrire plus précisément votre prompt. Une nouvelle réponse apparaît (notée 2/2) et vous pourrez naviguer entre les 2 réponses. Pourquoi cette méthode est-elle préférable ? Parce que vous allez ainsi améliorer votre prompt, et une fois que vous aurez la bonne formule, vous pourrez la copier-coller dans un bloc-note (papier, ou sur application, ou sur l'extension Chrome AIPRM) pour la réutiliser ultérieurement, vous n’aurez pas besoin de repartir de zéro.
Mais si vraiment vous avez besoin que chatGPT se rappelle tout le temps des mêmes informations, il existe une fonctionnalité pour personnaliser ChatGPT, disponible même en version gratuite. Pour cela, cliquez sur votre nom en bas à gauche, et allez dans “Personnaliser ChatGPT”. Là, vous pouvez entrer toutes les informations que vous souhaitez, et ChatGPT s’en souviendra à chaque nouvelle conversation.
ChatGPT BOOSTER DE RECRUTEMENT ?
À quels endroits peut-on booster son recrutement avec chatGPT ?
Brice a répertorié 26 façons d'optimiser le processus de recrutement avec ChatGPT, en voici quelques-unes :
Rédaction de comptes-rendus de réunions : Avant même le début du sourcing, vous faites par exemple une réunion avec le hiring manager et le manager qui va recruter. Vous pouvez réaliser le compte-rendu de la réunion de manière automatique avec ChatGPT. Soit vous demandez à ChatGPT de le faire dans la boîte de dialogue, en expliquant comment le créer ; soit vous pouvez utiliser des applications tierces spécifiques qui utilisent ChatGPT.
Écrire des emails : Vous pouvez faire écrire des emails à toutes les personnes qui étaient présentes à la réunion.
Rédiger des offres d'emploi : Vous n’avez pas encore commencé à sourcer, le manager vous a expliqué ce qu'est le poste, vous êtes RH mais pas spécialisé, vous pouvez faire au moins un premier brouillon de l'offre d'emploi, la faire relire par le manager, valider les points techniques, etc. En quelques secondes, avec les bons prompts, vous allez pouvoir le faire.
Effectuer des recherches booléennes : Ensuite, pour le sourcing, si vous voulez faire une recherche booléenne, ChatGPT peut vous y aider et faire des propositions.
Transformer cette recherche booléenne en Google X-ray Search : ChatGPT peut aussi vous assister sur ce point.
Trouver, pour un poste, différentes idées de noms d'intitulés de poste (ainsi que des mots-clés) : par exemple, on vous a demandé de chercher un business developer, mais ce n’est pas forcément écrit “business developer” sur tous les CV. Donc ChatGPT peut vous générer une liste de tous les intitulés possibles, et même tous les mots-clés que vous allez pouvoir chercher.
Préparation d'entretiens : Normalement, c’est quelque chose de très long et fastidieux à faire, et là, ChatGPT peut vous faire gagner énormément de temps. Il peut en effet vous générer automatiquement des questions d'entretien en se basant sur les descriptions de poste et éventuellement les CV des candidats : questions comportementales, situationnelles, vous pouvez aussi élaborer des scénarios hypothétiques, poser des questions sur des résolutions de problèmes, etc.
Analyse de CV : ChatGPT peut aider à analyser rapidement les CV des candidats pour effectuer un premier tri (surtout si vous avez beaucoup de candidatures) ou fournir des insights. Attention, ChatGPT doit rester un assistant : Brice ne conseille pas de mettre une IA sur de la sélection de CV, restez plutôt sur de l'analyse de CV.
Rédaction de rapports d'entretiens : ChatGPT peut synthétiser vos notes prises lors des entretiens (résumé de son parcours professionnel, résultats de tests psychologiques, etc) pour produire des synthèses d'entretiens complètes et structurées.
Rédaction de contenu marketing RH : ChatGPT peut facilement créer du contenu pour vos offres d'emploi sur Linkedin, des articles de blog ou des posts sur les réseaux sociaux pour promouvoir l'image de l'entreprise.
Onboarding : ChatGPT peut vous générer de nombreux documents utiles pour intégrer les nouveaux arrivants.
Créer un chatbot pour votre page carrière : En version payante, le site vous propose les GPT, qui sont des versions personnalisées de ChatGPT. Donc vous le programmez, vous lui dites exactement quoi faire, vous lui donnez les informations sur votre entreprise que vous donneriez aux candidats, et vous obtiendrez ainsi un chatbot, un assistant personnalisé. Au lieu d'avoir quelqu'un qui répond au téléphone ou qui répond à tous les emails, c’est un chatbot sur votre page carrière qui pourra répondre automatiquement aux candidats en allant chercher les bonnes informations. Vous allez gagner beaucoup de temps sur les allers-retours, les mauvaises candidatures etc, tout en améliorant l'expérience candidat car les candidats pourront poser les questions qu’ils souhaitent, ils auront directement leurs réponses. Les entreprises qui vont commencer à mettre ces chatbots en place vont donc gagner des points dans la guerre des talents.
Les 8 étapes pour écrire un bon prompt
Pour obtenir les meilleures réponses possibles, il est indispensable d’écrire un bon prompt. Brice distingue deux cas de figure :
Pour les tâches simples et rapides : Il s'agit des tâches qui nécessitent peu de temps pour être accomplies, mais qui pourront être effectuées encore plus rapidement par ChatGPT, comme la rédaction d'un email ou d'une offre d'emploi. Dans ce cas-là, on peut sauvegarder ses prompts pour les réutiliser ultérieurement.
Pour les tâches plus complexes et chronophages : Ces tâches exigent plus de temps et impliquent souvent des formats plus complexes, comme la rédaction d'une synthèse de candidature (ou talent report, ou synthèse d’entretien), ou encore générer des questions d'entretiens. Mais on va le voir, malgré leur complexité, ces tâches peuvent également être réalisées avec l'aide de ChatGPT en suivant les mêmes principes.
Quand on pose une question à ChatGPT, le principe de base c’est d’être précis. Dans le langage courant courant entre humains, beaucoup de choses sont sous-entendues, induites, que l’on ne dit pas parce qu’elles nous paraissent évidentes. Si vous allez à la boulangerie et que vous en demandez une bien cuite, il vous donnera une baguette. ChatGPT, lui, ne peut pas devenir ce qui est sous-entendu, il faut donc bien tout expliciter - comme vous le feriez à un stagiaire.
Pour ne rien oublier, Brice nous propose de suivre cette petite checklist de 8 étapes, 8 informations pour écrire un prompt “parfait”, c’est-à-dire précis et complet (mais il n’est pas forcément nécessaire de toutes les mettre) :
Lui donner un rôle : On peut commencer par donner un rôle à ChatGPT, celui qu’il va prendre pour accomplir la tâche. Cela va nous permettre de choisir les bons mots, de donner des informations qu'on n’aurait peut-être pas pensé à lui donner, et lui permettre d’avoir un ordre d'idée de ce qu'on va faire. Exemples : tu es consultant en recrutement ; tu es RRH ; tu es assistant RH, etc.
Expliquer le contexte : Il est préférable de lui donner du contexte pour que sa réponse soit plus adaptée. Si on reprend les exemples précédents sur les rôles, on peut ajouter le type d’entreprise, sa taille, le secteur d’activité, etc : tu es consultant en recrutement dans un cabinet de recrutement ; tu es RRH dans une start-up de la spécialité en pharma ; tu es assistant RH dans une start-up de la Fintech…
Tâche à accomplir : Ensuite, expliquer clairement ce que l'on souhaite que ChatGPT réalise. Par exemple : tu vas écrire une offre d'emploi pour recruter un développeur informatique. Attention, il faut être clair et précis dans sa demande, le choix des mots est important : tu vas écrire une offre d'emploi, ou, tu vas m'aider à écrire une offre d'emploi, c’est différent ! Dans le deuxième cas, il peut comprendre qu’il va aider à l’écrire - et donc ne pas l’écrire lui-même - alors que c’est ce qu’on voudrait.
Objectif de la tâche : On peut aussi lui préciser l'objectif de la tâche, par exemple : pour attirer les candidats idéaux pour ce poste ; pour les convaincre de postuler ; être différenciant sur un marché candidat qui est très tendu…
Poser des contraintes : Il est possible de lui donner des contraintes, notamment sur le ton / la tonalité à adopter (utilise un ton professionnel ; tutoie les candidats…).
Donner un format de réponse : On peut lui imposer un format de réponse, par exemple : l’annonce d’emploi ne doit pas faire plus de 600 mots. Sinon il risque de rédiger un texte beaucoup trop long.
Étapes à suivre : Ce n’est pas forcément nécessaire, mais on peut on peut lui diviser la tâche à accomplir en différentes étapes. Notamment, Brice recommande de lui dire à la fin de votre prompt : tu vas procéder en deux étapes, étape 1 tu vas me poser toutes les questions nécessaires pour réaliser ta tâche, et étape 2 tu réalises la tâche (par exemple, tu rédigeras l'annonce). Faire cela vous décharge de la responsabilité et de la charge mentale de réfléchir à toutes les informations qu’il faut lui donner. Par exemple, pour une offre d’emploi de développeur informatique, il va certainement vous demander les missions, la rémunération etc. Bref toutes les informations dont il a besoin pour écrire cette offre d'emploi, avant de la mettre en forme.
Expertise ou technique spécifique : On peut lui indiquer une technique ou une expertise à utiliser pour accomplir la tâche. S’il la connaît, il rédigera sa réponse en suivant cette technique. Quelques exemples :
pour une offre d’emploi : inspire-toi des techniques de marketing pour écrire une annonce qui est vraiment engageante
ou si vous voulez préparer un entretien : on va utiliser la technique de l'entretien structuré
pour du contenu marketing : rédige le texte en 4 parties en suivant la méthode AIDA (Attention Intérêt Désir Action).
QUELQUES EXEMPLES DE PROMPTS EN RECRUTEMENT
Il est vraiment possible de créer des choses avec beaucoup d’impact, nous allons voir ici quelques prompts intéressants dont vous pourrez vous inspirer pour le recrutement. Alexis propose également de vous faire découvrir comment ils ont utilisé ChatGPT chez Yaniro pour mettre une partie de leur savoir sous forme d’un livre avec différents chapitres écrit par ChatGPT (voir lien en description).
Le but ici, c’est surtout de bien comprendre la mécanique derrière l'utilisation de ChatGPT. Ensuite, il faut simplement expérimenter par soi-même, il n’y a pas d’autres solutions pour apprendre à maîtriser ChatGPT. Et rappelez-vous, pas besoin d’être un pro de la technique, si vous savez donner des instructions à un stagiaire, c’est aussi simple avec ChatGPT : voilà le plan, dans telle partie tu dois mettre ça en l’écrivant de telle façon, etc.
Bien sûr, cela nécessite un investissement initial en temps pour se familiariser avec ChatGPT et créer / optimiser ses prompts. Mais sur le long terme, cela permettra de gagner beaucoup de temps :
Que ce soit des tâches courtes mais que vous réalisez très souvent, cela vaut la peine de faire des prompts que vous pourrez copier-coller à chaque fois, car au final sur un an, vous gagnerez quand même énormément de temps.
Ou des tâches plus complexes, pour lesquelles vous prendrez le temps de rédiger un bon prompt, et que vous pourrez réutiliser en changeant seulement les données à y entrer (le CV du candidat, etc).
Un prompt simple : pour générer des questions d'entretien personnalisées
Voici un prompt simple mais puissant pour générer des questions d'entretien personnalisées. Le prompt est le suivant : "Je veux que tu crées 5 questions d'entretien pour chaque catégorie : [exemples de types de questions à inclure : comportementale, situationnelle, scénario hypothétique, résolution de problème, technique, projet antérieur, outil technologique, connaissance théorique]. Pour ce candidat : [insérer le CV du candidat]. Voici le descriptif de poste : [copiez-collez le descriptif du poste]”.
Appuyez sur ENTRÉE, et vous aurez 5 questions comportementales, 5 questions situationnelles etc, générées sur mesure pour ce candidat, pour ce poste.
Pourquoi ce prompt court marche très bien ? Parce ChatGPT connaît ces différents types de questions.
Un prompt plus complexe : Rédiger une synthèse de candidature
Un des pain points pour les cabinets de recrutement, c’est de rédiger les synthèses de candidatures pour leurs clients, globalement, résumer comment était le candidat rencontré lors de l’entretien : il faut donc faire la synthèse de toutes ses notes d'entretien, avec les tests de personnalité, son profil de manière générale, son CV, qu'est-ce qu'il a fait… Il faut mettre cela en rapport avec l'offre d'emploi, avec les critères de sélection du client, et ce, à plusieurs niveaux : au niveau technique, au niveau comportemental, en soft skills, culture d'entreprise, etc. Et le tout dans un format assez digeste, assez court - généralement entre une à trois pages.
Normalement, c’est une tâche compliquée, qui prend environ 1h30, mais on peut l’automatiser et gagner beaucoup de temps avec ChatGPT. Attention, il ne s’agit pas de demander à ChatGPT son avis, si c’est un bon candidat. Non, là on lui demande de reprendre toute cette masse de texte, de trier toutes les informations, et de mettre cela en forme. Au final, vous obtiendrez un brouillon très pertinent… en moins d’une minute !
La difficulté, c’est que c’est un prompt assez long, et qu’il faut lui montrer exactement comment se servir des différentes sources d'information (CV, descriptif de poste, résultats des tests psychologiques / psychométriques, notes d'entretien, etc) et comment les mettre en forme.
Voici les 3 parties du prompt à donner à ChatGPT :
Son rôle : tu es consultant en évaluation des talents spécialisé dans l'analyse cognitive, etc. Cette première partie permet à ChatGPT de comprendre le contexte dans lequel il devra générer la synthèse.
Les différentes sources d’informations : lui donner le CV, descriptif du poste, etc.
Le format de réponse attendu : Globalement, c’est le plan de la synthèse, qu’il faut donc avoir travaillé au préalable pour que ChatGPT puisse comprendre comment organiser les informations extraites des différentes sources.
Par exemple, cela peut être : première partie, résumé du parcours professionnel du candidat ; deuxième partie, détail de ses compétences techniques et ses soft skills ; et pour conclure, qu'est-ce que j'en pense moi en tant que consultant (go / no go). Dans chaque partie, on va indiquer à ChatGPT comment il va écrire chaque sous-partie, il faut vraiment le guider étape par étape.
Par exemple, si vous voulez faire la liste des soft skills du candidat (ceux que vous avez relevé en entretien, ceux qu’on peut déduire de son CV, etc) en un seul endroit de la synthèse, vous allez dire à ChatGPT : réponds-moi en suivant ce plan, et dans ce plan, par exemple au niveau des soft skills, vous allez faire une liste. Vous dites à ChatGPT : “la liste ça va être :
Points forts de la candidature :
Liste des softs skills : {*[Description brève des soft skills en moins de 7 mots]}”
Autre exemple, si vous avez une partie points forts / points faibles ou points d’attention, pour lui préciser comment écrire les points d’attention avec les choses à faire (Do) et à ne pas faire (Don’t) :
Liste des points d’attention :
{Do : [Écrit des qualités psychologiques et explique pourquoi elles sont des points à surveiller dans le cadre de ce recrutement]}
{Don't : [n'écrit pas des hard skills ou compétences techniques]}”
Et dans la conclusion, on peut dire : “imagine que tu es psychologue du travail et que tu rédiges une synthèse qui décrit en détails et précisément le profil du candidat par rapport au poste à pourvoir”, etc.
EN CONCLUSION
Comme toute rupture technologique (du même ordre - sinon plus - que l'informatique, internet, les téléphones mobiles…), il y a de grandes chances qu’il se crée une fracture de compétences entre ceux qui maîtrisent l’IA et ceux qui ne la maîtrisent pas, notamment dans le monde du travail.
On ne peut pas encore dire si votre job sera remplacé par une IA un jour, mais ce qui est sûr, c’est que pour un poste donné, quelqu'un qui maîtrise l’IA sera plus facilement embauché que quelqu’un qui ne la maîtrise pas. Ce sera un critère discriminant, car on peut vraiment faire x10 en terme de productivité une fois qu'on maîtrise ça… Donc il y a de vraies raisons d'adopter l'IA maintenant !
Aujourd’hui, l'adoption de l'IA n’en est encore qu’au stade des early adopters, la vague de son utilisation à grande échelle n'est pas encore arrivée. Mais cela va forcément arriver. Pour l’instant c’est un outil en ligne, mais la vraie révolution - qui commence - c’est son intégration vraiment partout. On le voit par exemple avec Copilot de Microsoft.
Du coup, la capacité de comprendre comment ça marche est vraiment indispensable. Plus tôt vous vous familiarisez avec cette technologie, plus vite vous comprendrez la logique, et vous pourrez alors utiliser tous ces outils à votre avantage pour rester compétitif sur ce marché du travail en constante évolution.
Vous pouvez contacter Brice sur LinkedIn ou sur son site internet superproductif.fr
Retrouvez son nouveau livre Superproductif : Comment utiliser CHATGPT pour gagner du temps et développer votre business avec des bibliothèques de prompts inclus, à télécharger (pour ChatGPT, mais valables aussi sur Mistral AI, une IA générative française très puissante également).
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