WELCOME DANS LA SEMAINE DE 4 JOURS

Dernière mise à jour : 25 nov.

Noëlla Gavier est Chief People Officer chez Welcome to the Jungle,





Welcome to the Jungle est une des rares entreprises en France à avoir mis en place la semaine de 4 jours. Noëlla Gavier est Chief People Officer chez Welcome to the Jungle, et nous explique dans cet épisode - avec le recul des années - l’historique, la mise en place, ce qui marche ou pas, bref tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la semaine de 4 jours sans oser le demander !


HISTOIRE DE LA SEMAINE DE 4 JOURS


La semaine de 4 jours était déjà en place quand Noëlla est arrivée (EN 2020). En 2019, l’entreprise, en pointe sur l’équilibre vie pro/vie perso, comptait une centaine de collaborateurs, travaillant en forfait heures, et souhaitait offrir plus d'espace-temps aux collaborateurs.

La piste RTT a été vite abandonnée, puisqu'ils proposent essentiellement du rattrapage de temps qui se cumule, et qui se rattrape à un moment donné pour rééquilibrer la balance temps de travail / temps perso. Finalement, ils sont rarement pris au fil du cumul, mais plutôt en dernière minute en fin d’année avant que les compteurs ne soient remis à zéro. Pas de quoi équilibrer vie pro/vie perso.


Fort de ce constat, l’entreprise a voulu créer quelque chose de plus radical, avec un vrai temps de rééquilibrage toutes les semaines. La semaine de 4 jours, bien implantée dans les pays nordiques s'est vite imposée comme LA solution puisqu'elle offrait à chacun un jour supplémentaire chaque semaine mis à dispo pour les collaborateurs.


Il est bien entendu que ces 4 jours sont payés 5, ce n’est pas un temps partiel aux 4/5èmes. Et cela s’applique à tous les collaborateurs à partir du moment où ils sont à temps plein, même pour les stagiaires.


Au début, avant de formaliser cette semaine de quatre jours, il y a eu une période de test pendant 5 mois pendant laquelle WTTJ a pu éprouver le modèle et voir en vrai ce qui marchait... et ce qui ne marchait pas...


RÈGLES ET ORGANISATION DE LA SEMAINE DE 4 JOURS


Concrètement, l’entreprise est ouverte 5 jours par semaine du lundi au vendredi, et sur ces 5 jours, deux jours off sont proposés au choix, soit le mercredi soit le vendredi. Et c’est la responsabilité des managers de s'assurer du bon roulement au sein des équipes pour assurer une couverture d'activité du lundi au vendredi.


Le choix du jour par le salarié est fixé au trimestre, donc chaque trimestre la personne se repose la question de savoir s’il choisit le mercredi ou le vendredi. C’est fixe, c’est très clair, c’est indiqué dans les agendas, tout le monde est au courant. Avant validation, il y a une concertation entre l’équipe et le manager pour être sûr que le roulement peut se faire toute la semaine.


La flexibilité est donc le maître mot du dispositif. Dans le détail :

  • Le jour choisi est un jour où on n’attend pas du collaborateur qu’il travaille : il ne sera pas sollicité et il n’y aura pas de réunions ce jour-là (c’est d’ailleurs au manager de bien expliquer tout cela) ;

  • en revanche, si le collaborateur estime qu’il a besoin :

  • d'une heure pour aller faire de la veille,

  • d'une demi-heure pour terminer de répondre un e-mail sur lequel il n'avait pas le bon niveau de concentration la veille,

  • Ou de 2 heures pour travailler sans être dérangé,

et souhaite donc le faire le mercredi ou le vendredi matin pour pouvoir se recentrer sur son espace personnel ensuite, c'est ok. Chacun organise sa semaine comme il le souhaite, y compris son jour off.


Par ailleurs, il est important que les responsables ne sollicitent pas les gens de leur équipe les jours où ils ne sont pas censés travailler, donc pas d’envoi d’e-mails pour eux ces jours-là (s’il y a des e-mails, les programmer pour qu’ils partent par exemple le lundi matin). C’est important d’être attentif à cela, afin d’être cohérent et de donner l’exemple. Et bien sûr les week-ends sont sacrés et les envois d'e-mails en sont proscrits...


Quand le manager est lui-même en jour off, il n’y a pas de problèmes car tout est organisé, de la même manière que quand il prend des congés. Comme en amont tout est bien cadré, chaque individu a sa roadmap, ses objectifs, et naturellement il y a une organisation qui a lieu dans l'équipe avec des relais pour pouvoir remplacer le manager sur les différents sujets.


LES LEÇONS DE LA PÉRIODE DE TESTS


La période test de 5 mois était vraiment nécessaire car en 2019, Welcome tôt the Jungle était précurseur sur le sujet avec peu de modèles. Cette période, qui a soulevé bien sûr des inquiétudes pour les actionnaires et pour les collaborateurs, a permis de caler petit à petit le modèle appliqué aujourd’hui. Voici les points essentiels qui sont ressortis de cette période de tests :


Un accompagnement dédié

Le processus a été lancé en créant des garde-fous, notamment via la nomination d'accompagnants :

  • un cabinet de conseil pour mesurer la productivité : c'était une demande des investisseurs, afin d’avoir à l'issue du test une idée claire de l'impact de la semaine de quatre jours sur la productivité. En effet, l’inquiétude, légitime, était de savoir si une amputation de 20% de temps de travail engendrerait aussi une baisse de productivité de 20% ;

  • et des neuroscientifiques pour mesurer l'impact de la semaine de quatre jours sur le stress et le bien-être au travail.

Des jours off à déterminer

Au début, WTTJ avait choisi 3 jours off : mercredi, jeudi, ou vendredi au choix. Il s'est avéré que c'était trop compliqué à gérer niveau agenda, et il y avait trop de personnes absentes à trop de moments. Pour pouvoir travailler tous ensemble, il ne restait en effet que 2 jours dans la semaine. Le choix s'est donc fixé sur deux jours dans la semaine, soit le mercredi soit le vendredi.


Rassurer les collaborateurs-trices

Au tout début évidemment les équipes étaient emballées à l'idée de passer de 5 à 4 jours. Puis est rapidement venue une période de questionnements et de stress :

  • Comment je vais faire tenir ma semaine de cinq jours en quatre, faire tout ce que j’ai à faire en 4 jours au lieu de 5 ? Est-ce que je vais devoir venir de 7h à 23h pour compenser ? Ou est-ce que le temps va se compresser sur ces 4 jours et je vais être en stress permanent pour tenir le rythme ?

  • Comment je vais réussir à être aussi bon en quatre jours qu’en 5 ?

  • Comment faire si je bosse mon cinquième jour ?

  • Pour l'équipe commerciale : comment je signe autant de deals en 4 jours que j’en signe en 5 ?

LES CLÉS DE LA RÉUSSITE DE LA SEMAINE DE 4 JOURS


Une approche collective

Pour faire adhérer toutes les équipes, le cadre de la semaine de quatre jours a été élaboré collectivement, avec comme conditions de ne sacrifier ni la productivité ni le bien-être, et d’adapter le système à ces conditions.


Au final, le système ne tient ni par le contrat de travail, ni par l'accord d'entreprise ou grâce à l'équipe RH. Non, le système tient parce que tout le monde a envie de le préserver, que ce soient les managers ou chaque collaborateur au quotidien. La semaine de 4 jours a un intérêt à la fois individuel et collectif, et continue à ce jour à avoir un impact très positif sur l'entreprise et sur les collaborateurs.


Le rôle des managers

Les managers ont un rôle très important dans cette organisation. Le management doit être convaincu de son intérêt, et les managers doivent s'appliquer à eux-mêmes les bonnes pratiques, ils ont un rôle d’exemplarité et d'incarnation du programme.


La responsabilité de Welcome to the Jungle est de donner les clés aux managers pour s'approprier le modèle. Quand une personne arrive dans une entreprise, il y a déjà plein de nouvelles choses à appréhender pour elle : le nouveau job, la culture de l’entreprise… Et finalement le modèle de la semaine de 4 jours ajoute une surcouche à appréhender qui nécessite un accompagnement spécifique qui repose sur le manager.


Le manager est donc la clé de voûte de ce système :

  • par son accompagnement du quotidien,

  • dans le sizing des projets, parce que la charge de travail dépend aussi des deadlines, et qu'il convient de mobiliser les personnes de l'équipe pour délivrer dans le temps imparti.

  • pour piloter la charge au quotidien, vérifier que la personne va bien, et que la semaine de quatre jours est un espace-temps qui convient bien et ne rajoute pas de la charge mentale (notamment par rapport au 5e jour, voir ci-dessous).

  • Par la notion d'exemplarité, c'est très important que le manager trouve la bonne dose entre ne pas solliciter ses collaborateurs inutilement, la règle de base étant qu’il ne doit jamais y avoir de réunion d'équipe ni le mercredi ni le vendredi,et faire en sorte que l’entreprise tourne 5 jours par semaine pour délivrer les objectifs tels que prévus.

La création d'un nouveau rapport au temps travaillé

Le temps est géré plus efficacement entre le temps de production et le temps passé ensemble en vie d'équipe :

  • les journées sont plus cadrées, plus structurées, plus condensées ;

  • petit à petit, le temps de pause s’est réduit, avec potentiellement moins de dej’ qu’auparavant ;

  • mais la principale variable d'ajustement est la réduction du temps de réunions. Leur durée a été réduite à 45 minutes au lieu d’1h (sans que cela n’affecte les objectifs de la réunion). En plus, chacun se discipline et se pose la question de sa légitimité à assister à une réunion : est-ce que je vais contribuer à la discussion, est-ce que j'apporte quelque chose dans cette réunion ou bien le compte rendu me suffira pour savoir ce qui s'y est passé ?


Par ailleurs, l’accompagnement par les neuroscientifiques a montré en fait que la maîtrise de son temps est directement connectée à l'estime de soi : en se créant du temps, on se crée de l'espace, on se sent alors plus libre et du coup plus heureux. C’est quelque chose de mécanique, et qui est finalement un moteur vraiment très puissant. Si par exemple j’ai décidé de travailler deux heures le vendredi matin, c'est mon choix et personne ne me l’a imposé. Je préfère prendre ce temps pour terminer un mail important plutôt que de le faire le jeudi soir sous pression avant de partir, et finalement je me sens mieux comme cela.


La mise en place d'un système organisé avec des règles précises

"C’est vraiment important d’avoir un cadre et des règles, un système flexible n’est pas un non-système. Ces règles permettent d'organiser un système qui tient et qui est bénéfique pour tout le monde, que ce soit en termes de santé mentale, de productivité ou d’estime de soi. On l’a bien vu pendant les confinements, l'absence de cadre avec le fait de se retrouver à travailler à la maison, après l’euphorie du début, devient vite compliqué à gérer. Sans rythme, sans cadre, cela finit par devenir aussi difficile en termes de santé mentale."

La transparence avec les clients

La mise en place de ce process nécessite la transparence complète avec ses clients et une communication partagée sur la mise en place du système. Welcome to the Jungle, a réalisé une vidéo disponible sur le site internet, où ils expliquent pourquoi la semaine de 4 jours a été mise en place et quels bénéfices ils en retirent, et quel est l’impact pour les clients. Un élément clé, avec plus de 300 personnes dans l'entreprise, celle-ci tourne sans problème les 5 jours par semaine. Potentiellement l’interlocuteur peut changer en fonction de qui est off, mais il y aura toujours quelqu'un disponible dans l’entreprise pour répondre aux clients.


DÉTAILS PRATIQUES


Les contrats

Welcome to the Jungle est en convention collective Syntec, avec un cadre au forfait 218 jours travaillés par an, et a mis en place un accord d'entreprise dans lequel les salariés ont renoncé aux RTT au bénéfice de la semaine de quatre jours.


Les horaires

Les bureaux sont ouverts de 8h30 à 20h, et pour les collaborateurs c’est assez flexible puisqu’ils ne sont pas pilotés à l’heure. Cependant il y a un suivi, qui est assez lié au contrat cadre au forfait, c’est-à-dire que les managers pilotent et suivent avec leurs équipes la charge de travail, et s'assurent que le volume horaire correspond aux attentes du collaborateur. Ce qui reste finalement une organisation classique.


Le monitoring

WTTJ admet une baisse de la productivité lors des premières semaines de la mise en place de la semaine de 4 jours, liée aux besoins d'ajustement, aux questionnements ainsi qu'à l’inconfort du début.


L’indicateur qui était vraiment important à suivre pour Noëlla, c’était la performance commerciale qui n’a pas diminué. WTTJ a revu l'organisation de l'équipe de façon à avoir des commerciaux vraiment focalisés sur la partie closing, secondés par des équipes de SDR (Sales Development Representatives) pour toute la prospection commerciale.


Les autres indicateurs de mesure de la performance, ce sont les OKR classiques fixés pour accompagner les équipes.


L’autre thématique chère à Welcome to the Jungle, est la mesure de l'engagement des collaborateurs, effectuée via Culture Amp, avec une enquête de satisfaction trimestrielle mesurant la satisfaction, le bien-être, et l'engagement des collaborateurs. Depuis que Noëlla a rejoint l’entreprise, le NPS s’est toujours situé entre 65 et 70.


QUID DU 5ème JOUR ?


Question curiosité… Mais que font tous ces welcomeurs et welcomeuses ce 5ème jour ? C’est vraiment très varié selon les profils :

  • certains jeunes parents s'occupent de leurs enfants ;

  • des personnes qui ont des projets entrepreneuriaux avancent sur leur projet

  • pas mal de personnes ont des profils créatifs (vidéastes, photographes, journalistes…), et souvent sur le 5ème jour ils font des piges ou des missions freelance sur des projets différents de ceux de Welcome, et c'est tout à fait ok. Cela leur apporte un espace de créativité supplémentaire, de nouvelles idées, un bol d'air dont Welcome to the Jungle bénéficie aussi indirectement ;

  • certains vont assister à des formations,

  • une des collaboratrices est même vendeuse dans une fromagerie,

  • et puis bien sûr certains ne font rien et c'est très bien comme ça !

À noter qu’au démarrage d’un contrat, il y a une clause exclusivité standard, et quand les collaborateurs souhaitent avoir une mission annexe, ils en discutent préalablement et Welcome to the Jungle leur ouvre alors la possibilité à cette activité extérieure. Mais c’est basé sur la confiance, personne ne va aller surveiller les gens. Welcome to the Jungle est plutôt dans l’optique que cette activité annexe bénéficie in fine à l’entreprise, et ne voit pas cela comme une activité concurrentielle qui pourrait nuire à l’entreprise.


ET DONC C'EST QUOI WELCOME TO THE JUNGLE (si vous ne savez pas, c'est malaisant non ?)


Welcome to the Jungle est une société qui a 8 ans, et qui existe pour redonner une place plus soutenable au travail dans la vie, ce qui signifie donner plus d'émotions et rajouter de l'envie dans le travail, et ce, grâce à 3 solutions :

  1. le média, comprenant des papiers et des vidéos qui parlent de travail pour les gens qui sont en recherche, et pour les décideurs RH,

  2. des vitrines, donc des pages carrière,

  3. et un ATS, l'outil qui sert au recruteur à piloter les candidatures reçues de leurs candidats.

Noëlla Gavier est Chief People Officer chez Welcome to the Jungle, une société qu’elle a rejoint en septembre 2020. Elle a aujourd'hui une équipe de 16 personnes, composée de quatre sous-équipes :

  • une équipe Talent Acquisition qui s'occupe du recrutement,

  • une équipe People Operations,

  • une équipe de People Partners,

  • et une équipe Employee Experience, une particularité assez forte chez Welcome to the Jungle pour accompagner, rapporter de l'excitement au quotidien dans la relation au travail et l'entreprise.

Vous pouvez contacter Noëlla Gavier sur Linkedin

Site web de Welcome to the Jungle : https://www.welcometothejungle.com/fr


Ressources recommandées par Noëlla :

  • Le média de Welcome to the Jungle, riche en papiers et en vidéos sur les sujets RH du quotidien

  • Le podcast le premier jour du reste de ma semaine de Welcome to the Jungle


Tools recommandés par Noëlla :