VALEURS, VISION ET FORMALISATION

Mis à jour : oct. 12

PIERRE JOLY : Fondateur, chez ERMEO




« La formalisation nous a aidé à améliorer clairement notre productivité et même celle de nos onboardings"


Erméo est une startup, créée en 2015 qui propose une solution SaaS de digitalisation et d’optimisation des opérations de maintenance destinée aux équipes terrain. Erméo compte aujourd’hui 28 salariés. Fondateur, CEO et DRH, Pierre Joly est l’invité du podcast RH Yaniro.


LES VALEURS : L'ENTREPRISE NE CESSE DE CHANGER ET NOUS REVISITONS REGULIÈREMENT NOS VALEURS


La pierre angulaire ce sont les valeurs qui ont été posées pour l’entreprise (à partir de 15 salariés) en co-construction avec tous les collaborateurs, avec un process de révision régulière. Au moment où nous avons décidé de ce travail sur les valeurs, nous avions déjà une quinzaine de collaborateurs et nous avions beaucoup de mal à faire coopérer tout le monde en équipe.


Nous avons alors fait des brainstormings collectifs : chacun écrivait les 4 à 5 valeurs qui lui parlent le plus. On a décidé rapidement de faire des phrases plutôt qu’un mot parce qu’un mot seul, peut prêter interprétation. Ensuite on les rangeait par catégories. On essayait d’avoir des nuages de valeurs et une fois qu’on avait ces nuages de valeurs, on a divisé les équipes en 3 – 4 groupes et après, ils devaient essayer de formaliser la valeur qui se cachait derrière toutes les valeurs individuelles. Les trois fondateurs ont participé, mais sans avoir plus de poids que chacun des collaborateurs.


Ensuite, on est partis en séminaire sur 2 jours et on a travaillé sur les valeurs une journée entière. Ce travail a été fondamental. Nous avons changé nos critères de recrutement en prenant en compte l’adhésion des nouveaux collaborateurs à nos valeurs autant qu’à leurs compétences. Nous nous sommes séparés de salariés ne partageant pas ces valeurs. La mise en place des entretiens annuels est venue compléter ce dispositif en nous permettant de valider l’alignement de chaque collaborateur.


Mais comme l’entreprise ne cesse de changer, nous venons d’entreprendre une re-visite de nos valeurs, la direction reste la même, le cap reste le même, la vision reste la même, mais peut-être que la manière de mener le bateau à un peu changer et là c’est crucial d’arriver à le redéfinir ensemble. C’est obligatoire car ça arrive, au bout d’un moment d’avoir des personnes qui se sentent un petit peu perdus en se disant « mais ça, ce n’est pas l’âme de la boîte ! ». Oui, mais le problème est que tu parles de la boîte d’il y a 2 ans et la boîte actuelle a pris un angle un peu différent. Il faut donc actualiser nos valeurs régulièrement.

LA VISION : COURT TERME, MOYEN TERME, LONG TERME ET JEUX OLYMPIQUES...


Pour la vision, l’impact des trois fondateurs a été crucial. Pour notre deuxième journée de séminaire, c’est nous qui avons défini notre vision et qui avons ensuite travaillé avec l’équipe pour que chaque collaborateur partage bien cette vision. Et nous ne cessons de la rappeler régulièrement à la demande des collaborateurs eux-mêmes.


Nous avons plusieurs types de vision : court-terme, moyen-terme et long-terme. Le court terme est important parce que le long-terme, la médaille d’or des JO qui fait rêver, ça peut être dans 4 ans, mais il faut arriver à te dire « oui, je vais travailler pour une médaille d’or dans 4 ans », il y a certains collaborateurs qui ont du mal à se projeter et qui ont besoin d'objectifs plus courts terme, à 6 mois, on dit « voilà, on veut en être là dans 6 mois ».


LA COMMUNICATION INTERNE PASSE PAR LA FORMALISATION


L’un des gros problèmes que nous avons rencontré était lié au partage de l’information alors que nous ne cessions d’être en réunions. Nos équipes nous ont demandé de les débarrasser de ces réunions incessantes tout en réclamant une vraie organisation des circuits d’information. On a donc décidé de travailler sur la formalisation de nos processus, sur la connaissance client, la connaissance produits, métiers, proposition de valeur et ça a eu un impact énorme.


Nous avons d’abord essayé de centraliser l’information avec Confluence, choisi par les dévs mais rejeté par les autres. On a choisi ensuite collectivement Notion sur lequel on a formalisé nos process et qui nous permet de suivre les activités de chaque équipe. C’est un outil utilise au quotidien, notre knowledge base, assurant le suivi d’activité de chacune de nos équipes. Par contre les devs utilisent toujours Jira, nos Sales utilisent toujours notre CMR Salesforce, mais il n’y a pas interaction aujourd’hui entre Salesforce et notre outil de knowledge base.


Nous avons donc demandé à chaque équipe de produire ses propres tableaux de bords intégrés dans Notion, avec les inputs et les outputs de chacun. Depuis, on a eu une diminution du nombre de messages sur Slack et une diminution du nombre de réunions. Cela nous a aussi beaucoup aidé pendant le confinement et le travail en remote. Nous avons pu piloter l’activité de chaque pôle et de corriger rapidement les problèmes.


Aujourd’hui on arrive à avoir des agendas plus allégés parce qu’on arrive à être plus en mode asynchrone, on n’est pas obligé de faire la moindre réunion pour partager l’information et on gagne vraiment en efficacité opérationnelle parce qu’on arrive à formaliser les choses, ce n’est plus seulement dans la tête de quelqu’un et voilà. Cela nous a permis d’apaiser plein de tensions qu’il y avait entre certains services parce qu’un service qui est en attente d’une information de la part d’un autre service, maintenant elle sait où trouver l’information.


Cette formalisation nous a aussi permis de simplifier l’onboarding. Bien sûr qu’il reste des touch point avec des équipes, mais beaucoup moins qu’avant. Avant pour expliquer le moindre process, c’était une présentation d’une heure et demie et en plus tu dois prendre à chaque point les directeurs de pôle, etc. donc c’est du temps qui a beaucoup de valeur alors que là tu peux, préparer ces présentations en demandant aux nouveaux entrants de passer en amont du temps sur les fiches process. Dans les présentations, ils peuvent aborder d’autres sujets, plus tactiques et avoir plus d’échanges.


JOINDRE PIERRE : Pierre.joly@ermeo.com


LE LIVRE DE PIERRE : WHO : The A Method for hiring de Geoff Smart



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