Travailler en asynchrone : avantages et mise en oeuvre

Avec Rodolphe Dutel, le fondateur de Remotive.io


Rodolphe Dutel est le fondateur de Remotive.io, une société française spécialisée dans le recrutement des talents en télétravail qu’il a créée en 2014. Il nous explique ici quels sont les avantages et les enjeux de la mise en oeuvre du travail en asynchrone.


Rodolphe a commencé son parcours professionnel chez Google, en 2010, où il avait pour mission de téléphoner à des dirigeants français pour leur annoncer l'avènement du télétravail.


Deux ans plus tard, il a lui-même choisi ce mode de travail. Il a donc quitté le campus confortable de Google pour travailler à distance, partant du principe qu’avoir son propre ordinateur et une connexion internet suffisait pour se créer des opportunités de carrière.


En 2013, il est devenu le DAF (Directeur Administratif et Financier) de Buffer, une entreprise américaine qui propose un logiciel en ligne pour la gestion des médias sociaux. L’entreprise n'avait pas de bureau physique et la mission de Rodolphe Dutel consistait à faire grandir la société de 10 à 90 personnes sans aucun critère géographique de recrutement.

Cette expérience lui a montré qu’il est possible de faire collaborer avec succès des personnes sur différents fuseaux horaires et qu’elles retirent une grande satisfaction d’avoir plus de temps personnel.


C’est ainsi qu’il est “tombé dans la marmite du télétravail” et qu’il s’est lancé dans la création de Remotive qu’il gère encore aujourd’hui, en 2021.


Aujourd’hui, Rodolphe Dutel est l’invité du podcast de Yaniro pour nous parler du travail en asynchrone, de ses spécificités et des avantages que ce mode de travail lui procure.


Définitions :


Télétravail choisi vs télétravail subi


La crise du Covid en mars 2020 n'a pas fait grande différence pour Remotive du point de vue de l’organisation du travail en interne, car l’équipe avait déjà choisi le télétravail. On parle de télétravail quand le salarié a des moments où il travaille de chez lui, par choix ou de manière imposée.


En revanche, la crise a mis en évidence la différence entre un télétravail choisi et le télétravail contraint avec une numérisation qui s’est imposée sans transition à de nombreuses organisations et personnes qui n'avaient pas choisi ce mode de travail au départ.


Quant au nomadisme, il signifie que le salarié (ou digital nomad) travaille d’où il veut, en dehors du bureau.


Le travail en asynchrone


Le travail en asynchrone est une notion un peu différente car il s’agit de se concentrer sur les résultats et pas sur la manière de les atteindre.


On a des feuilles de route claires pour l'entreprise, pour les collaborateurs et collaboratrices, et on va essayer d'être dans des interactions limitées”, explique Rodolphe.

L’objectif est de gagner en efficacité en limitant le temps passé à répondre de manière synchrone, c'est-à-dire immédiate (emails, messages Slack) et en restreignant au maximum le temps passé en réunion.


La présence physique n’est souvent pas indispensable et beaucoup de freelancers, par exemple, travaillent de manière asynchrone en s’organisant à distance et selon leurs propres horaires. En entreprise, le travail en asynchrone amène de la flexibilité.


Les limites du travail en synchrone


Etymologiquement, “asynchrone” s'oppose à “synchrone”, un mot qui désigne le travail en direct mais aussi l'hyper-réactivité aux mails et aux messages Slack. La philosophie du travail en synchrone repose sur le principe qu’on attend du(de la) travailleur(euse) qu'il(elle) soit présent(e) tout le temps et non, indépendamment du résultat qu’il(elle) atteint.


Pendant longtemps, le présentéisme a lié la présence d'une personne dans les murs de l’entreprise et le bruit qu’elle faisait avec le fait d'être productif. Pourtant, on peut être distrait aussi bien à la maison qu'au bureau.


Aujourd’hui, un certain nombre de personnes, notamment parmi les développeurs en informatique, souhaitent travailler à des horaires qui leur conviennent et se concentrer sur des sujets de fond pendant deux, trois ou quatre heures consécutives. En effet, une réunion planifiée en milieu de matinée entraîne au final la perte de plusieurs heures de concentration.


Les raisons de choisir le travail en asynchrone


La communication synchrone pose le problème de devoir répondre immédiatement à toutes les requêtes.


Certaines études montrent qu’un nombre incroyable de mails ont une réponse sous 2 minutes, surtout en interne.” Rodolphe Dutel dénonce la tyrannie du “petit point vert” qui prouve qu’on est connecté à Slack, Google Meet ou Office 365 et qui pousse à répondre sans délai à toute demande, surtout quand elle vient d’un supérieur hiérarchique.


“Le problème, c'est que tout le monde n'a pas les mêmes feuilles de route, tout le monde n'a pas les mêmes objectifs et on peut être facilement distrait surtout que chaque interruption n'est pas calibrée.“


Toutes les interruptions nuisent à notre concentration. C’est pourquoi il invite les professionnels à prendre le contrôle de leur emploi du temps, avec la conséquence positive d’être plus présents pour leurs équipes mais aussi pour leurs loisirs et leur famille, et de travailler au rythme qui leur convient.


L'importance du deep work


Comment faire pour travailler profondément sur un sujet sans être interrompu ?


Rodolphe est partisan de faire une chose à la fois et de la faire bien. Le deep work lui semble indispensable à la créativité et à l’efficacité et il nous différencie de la machine.


L’inertie amenée par des réunions superflues peut doubler le temps de travail inutilement.


Si on considère l’output, c'est-à-dire le résultat de notre travail, et pas l'input, c'est-à-dire le temps passé [...] en réunion, on se rend compte que si on prend deux ou trois bonnes décisions par jour [...] on fait de très bonnes contributions à la société parce que notre véritable valeur ajoutée est très souvent sur les sujets de fond.”, analyse-t-il.


Origines de l’organisation collective du travail


L'inertie dans la manière de travailler vient en grande partie d'une époque où on devait avoir une organisation pyramidale, où la notion de contrôle était extrêmement importante.


L’existence d’une organisation passe par des rituels. Ces rituels passent eux-mêmes par l'interaction et le vivre ensemble. Par conséquent, ils entraînent une perte d'efficacité dans ce qu'on fait.


Le but du travail asynchrone n’est pas de déshumaniser le travail mais d’offrir à chacun une manière de travailler intéressante. Certaines personnes sont plus épanouies au bureau, d’autres en télétravail, certaines à temps plein et d'autres à mi-temps. D’autres enfin sont plus heureuses si elles ont l'opportunité de se plonger dans des sujets sans interruption et d’être “des experts de fond plutôt que des zappeurs”.


Rodolphe raconte que lorsqu’il était Directeur Administratif et Financier, il passait au minimum 4 heures par jour en vidéo call avec les équipes dispersées dans le monde. Sa concentration et ses journées étaient hachées et il manquait d’énergie en fin de journée.


C’est le désir de respecter son énergie et celle des autres qui l'a amené sur le chemin de l’asynchrone. Aujourd'hui il est heureux de pouvoir travailler sur un sujet de fond le matin et d’avoir quelques interactions l’après-midi si c'est nécessaire.


Le travail asynchrone permet de redonner une forme de liberté à chacun dans l'organisation du travail, tout en gagnant en efficacité.


A quoi ressemble une entreprise asynchrone ?


Les personnes qui sont dans des sociétés ou des équipes asynchrones ont conscience de l'être, au sens où ce sont des structures qui sont très codifiées, qui ont tendance à surcommuniquer”, commente Rodolphe.


Interactions et communication


Dans ce genre de culture, on s’efforce de comprendre comment interagir avec les autres en tenant compte des spécificités de chacun : la personne préfère-t-elle regarder des vidéos asynchrones en doublant la vitesse de lecture ou est-elle plus à l’aise avec la communication écrite et un simple mémo google doc lui suffira ?


Dans une entreprise asynchrone , on communique différemment “puisque l’asynchrone ne veut pas dire devenir misanthrope, ça veut dire, au contraire, réussir à codifier les interactions pour en avoir une quantité raisonnable et pas plus”, décrypte Rodolphe.

On peut papoter mais on ne va pas tout décider par comité”.


L’organisation du travail :


La matinée

Dans une société asynchrone, le matin est généralement réservé aux sujets de fond dont les collaborateurs ont déterminé l'efficacité la veille. Ensuite quand une question viendra, on va utiliser un logiciel de messagerie qu'on va traiter en répondeur. Par exemple, le message commencera par “non urgent” puisqu’il ne nécessite pas une réponse immédiate, puis on met la question et ensuite on dit à quelle échéance on souhaite avoir une réponse. Ainsi la personne saura si c’est immédiat, si elle peut répondre avec une ressource ou si elle doit répondre avec sa présence.


On est dans la sur-empathie par rapport aux autres puisqu'on connaît leur manière de travailler, on se doute de leurs contraintes, on respecte le temps de l’autre personne”.


Évidemment, en cas d’urgence, on peut directement appeler la personne. Mais pour les tâches de fond qui sont répétées et codifiées, il est rarement nécessaire de se voir.


L’exemple de Yaniro

Pour prendre l’exemple du podcast de Yaniro, ce serait l'équivalent de loguer les fichiers audio bruts de l’enregistrement, les donner à Francis, l’ingénieur du son, pour qu’il en fasse un épisode, en lui indiquant la date de sortie prévue et en précisant “Tu peux me contacter en cas de problème”. Pour être plus précis, il faudrait même lui transmettre les informations particulières sur le podcast par mémo whatsapp ou avec un petit audio selon ses préférences d’interaction.


Le paradoxe de l’asynchrone, c'est qu'on augmente la communication au lieu de la réduire mais on l’augmente de manière écrite ou de manière codifiée pour éviter la surabondance de meetings qui souvent prend le pas sur les calendriers et sur l’intention des collaborateurs.”, précise Rodolphe Dutel.


L’accueil des nouveaux collaborateurs

Quand il a le temps, Rodolphe enregistre un certain nombre de vidéos dans lesquelles il explique les tâches que la nouvelle recrue va devoir faire. Il aime bien cette façon de s’exprimer face à la caméra parce qu'il peut dire beaucoup de choses dans des vidéos de moins de vingt minutes. Plus tard, la personne peut avoir plus de précisions à l'oral mais l’onboarding est déjà bien avancé. “C'est une manière assez sympa et assez inclusive d'accueillir quelqu'un dans une entreprise remote”.


Les sujets de fond en codir

Lors des Comités de Direction, il est fréquent que la personne la mieux payée dans la salle ait plus d'influence que les autres.

Le fait de s'exprimer de manière asynchrone permet d'être dans l'écrit et aussi dans la réflexion”, constate le fondateur de Remotive.io. Le rythme des meetings ne permet pas des interactions aussi qualitatives que si on avait pu prendre le temps de la réflexion, lu les recommandations des autres, fait sa propre analyse, pris du recul par rapport au sujet…

Le travail asynchrone permet de prendre plus d’avis en compte..


Tout dépend aussi du style de leadership et de la manière dont les leaders font circuler la parole. Il trouve très inclusif d'avoir des personnes qui s'expriment aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.


Appliquer l’asynchrone dans sa startup :


Comment réduire l’immédiateté des outils par le travail en asynchrone?


Avec la plupart de ses prestataires (comptable, avocat, prestataires de services RH), on obtient des réponses asynchrones une fois que le contrat est signé et négocié. Ces personnes s’alignent sur le mode de communication de l’entreprise et reviennent vers elles sur certains sujets.


Un certain nombre de choses peuvent être mises en place pour conserver de l'interaction. Le but n'est pas de déshumaniser le travail et on garde des espaces, sur Slack ou sur des logiciels de projets partagés, où on peut continuer à s'amuser, à se poser des questions... sans attendre de réponse immédiate.

Donc l'ajustement des attentes est la chose la plus importante.


Chez Remotive, Rodolphe et son équipe ont des catch up calls une fois par mois pour garder un lien vidéo, parce que l’élément humain n’est pas toujours possible à travers le remote ou l’asynchrone.


Culture et impulsion du fondateur


Rodolphe considère que c'est aux fondateurs et dirigeants d'entreprises de poser la culture et de montrer l’exemple.


Ils peuvent se demander : “Si on a un problème ou une opportunité, est-ce que mon réflexe est de passer immédiatement sur l'audio ou sur le call, ou est-ce que c’est de le codifier par écrit, d'avoir un processus de gestion de projet et de pouvoir commenter ce qui se passe pour prendre plus de connaissances avant de passer par l'audio ?


L’idéal à ses yeux est d’être rapide dans les méthodes de travail et d'itération mais très lent sur les échéances et de penser à long terme (1, 5, 10 ans…).


L’introduction d’une culture asynchrone : initiale ou progressive ?


Un certain nombre d’équipes qui étaient déjà en télétravail ont vu l’asynchrone comme une évolution possible et très intéressante pour eux”, notamment à cause des fuseaux horaires, déclare Rodolphe. “Mais d'autres entreprises essaient d'y aller de manière plus progressive et ce sont des efforts [...] qui doivent être encadrés”.


Par exemple, elles peuvent désigner le mercredi comme “journée sans meeting”, ce qui peut être perçu soit comme un pansement sur une jambe de bois, soit comme une première transition vers un fonctionnement asynchrone avec moins de meetings.


Dans le cas d’une transition progressive, il faut que le management s’implique et montre l’exemple. Le mimétisme est particulièrement fort dans les entreprises de moins de 50 employés.


Tout dépend si c'est un effet de mode ou un réel souhait des employés et de la société.

Ce mode de travail est assez clivant et peut ne pas convenir à certains collaborateurs(rices).


Retours d’expérience :


La crise du Covid en 2020


En mars 2020, beaucoup de dirigeant(e)s de startups qui basculaient dans le remote ont exprimé leur crainte de ne pas pouvoir s’assurer que leurs équipes travaillaient à distance, alors qu’elles ont des missions, des résultats à atteindre, une deadline…


La vraie motivation pour passer à l’asynchrone serait donc de décider d’accorder de l’importance au résultat plutôt qu’à l’input et de mettre les personnes en situation d'y arriver.


Présentéisme en centre d’appels


Rodolphe Dutel raconte qu’il était commercial dans un centre d'appels au début de sa carrière. Les managers considéraient que si les salariés n’étaient pas au téléphone, ils ne travaillaient pas. Ce présentéisme extrême est l’exact contraire de la culture asynchrone qu’il vit aujourd'hui.


Trouver l’équilibre


Il est conscient que cette philosophie ne convient pas à tout le monde. Tout comme certaines personnes qui travaillent en grands groupes n'envient pas l'incertitude et la flexibilité des startups, d'autres qui sont dans les bureaux n'ont aucune attirance pour le télétravail. Après l’isolation sociale forcée engendrée par la crise sanitaire, certains ne peuvent pas concevoir qu’on se contente de 3 à 5 calls par semaine pour sociabiliser.


Au-delà de l’opposition synchrone/asynchrone, il est important de comprendre comment on fonctionne pour essayer de créer des options de travail qui correspondent à toutes et tous, extravertis et introvertis.


Si le travail en asynchrone peut sembler déshumanisant à certains, la surstimulation sociale non-stop n'est pas non plus adaptée à tout le monde.


De même, on peut prendre du plaisir à des interactions sociales dans son métier tout en voulant conserver des moments de deep work. A l’inverse, si certaines personnes ont besoin de plus de temps de convivialité, on peut respecter ce besoin-là, par exemple en début ou en fin de meeting.


Le déclic


Rodolphe Dutel a vécu la bascule après avoir parlé avec des ami(e)s développeurs(euses) en informatique. En 2017, il a commencé à écrire un roman. Il travaillait dessus chaque matin de façon ininterrompue pendant 4h et consacrait l’après-midi à sa société.


Pendant l’écriture de son roman, il a retiré beaucoup de satisfaction de sa concentration et de la créativité qui en découlait. C’est ainsi qu’il a décidé d’adopter ce rythme de travail pour lui-même et pour son entreprise.


Boîte à outils pour le travail asynchrone :


Captures d’écran


Rodolphe utilise Droplr qui permet d'avoir des captures d'écran et de les annoter en quelques clics. Un raccourci clavier assez pratique permet d’obtenir une url qui est prête à être copiée dans son navigateur ou son Slack. Cet outil est pratique pour expliquer très facilement quelque chose de visuel à quelqu'un.


Sur Mac, vous pouvez enregistrer tout ce qui se passe sur votre écran avec un raccourci clavier. Plutôt que d'expliquer à quelqu'un chaque étape d’un processus autour d'un meeting, il suffit de le faire, de l’enregistrer et de le lui envoyer.


Vidéos


Dans le même registre, le fondateur de Remotive utilise Loom. La version payante permet de faire des vidéos de plus de 5 minutes et de leur ajouter des sous-titres, des commentaires… On peut aussi voir les données d’analyse sur le visionnage d’une vidéo.


Loom lui permet de communiquer avec ses équipes et de poster des messages sur des sujets très précis, de manière asynchrone.


Autres outils


Je pense que les outils classiques sont tout à fait suffisants pour le travail asynchrone, il faut juste les maîtriser. C’est-à-dire qu’un Slack qui demande de l'interaction immédiate n’est pas un slack qui est traité comme un répondeur”, affirme-t-il.


Si on va vers une logique de travers asynchrone, il faut y aller en équipe pour que ça puisse avancer.


Une autre pratique utile pour ne pas être distrait consiste à couper toutes les notifications.


Concernant les meetings, il faut protéger son agenda avec des outils comme Calendly qui permet de définir soi-même les règles pour fixer les rendez-vous. C'est une manière, par exemple, de réserver ses matinées au deep work.


En conclusion : le travail en asynchrone est un outil plein de vertus à utiliser en fonction de la culture, des intentions, des personnalités des uns et des autres.




Vous pouvez joindre Rodolphe Dutel :

  • sur Twitter où il parle de télétravail et de startup, et surtout de bootstrap startup, c'est-à-dire sans levée de fonds.

  • par mail sur rodolphe@remotive.io si vous avez des questions sur le télétravail ou sur cette interview.


Les ressources recommandées par Rodolphe :

  • Le guide Holloway. Il fait 230 pages et répond à la plupart des questions sur le télétravail.

  • Le podcast de Shane Parrish : The Knowledge Project, qui aide à réfléchir aux “mental models”, c'est-à-dire la manière de voir le monde et de prendre des décisions. Ce sont des interviews un peu longues (1h30/2h) où il interroge les gens sur leur manière de penser, un sujet qui passionne Rodolphe.


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