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RECRUTEMENT : LA BOÎTE À OUTILS IDÉALE

Avec Louise Mouton, recruteuse indépendante, ex-Head of Talent Acquisition chez GitGuardian




RECRUTEMENT : LA STACK IDEALE, LA BOÎTE À OUTILS LA MIEUX ADAPTÉE


Ex-Head of Talent Acquisition chez GitGuardian devenue recruteuse independante, Louise Mouton partage sa stack idéale pour le recutement. Comment la construire, dans quels outils investir au milieu de tout ce qui existe, lesquels choisir et pourquoi ?

Forte de son expérience, de sa sensibilité très technique et très orientée growth - et après avoir benchmarké de nombreux outils - Louise partage ici ses recommandations sur les outils les plus pertinents, qui apportent le plus de valeur selon ses besoins en recrutement.


Pourquoi ce sujet est-il vraiment important aux yeux de Louise ?


  • Beaucoup de gens sont perdus dans ce domaine. Il est difficile de savoir dans quoi investir, car le paysage des outils est extrêmement pléthorique et fragmenté. En effet, le marché est désormais mature, avec de nombreux outils souvent spécialisés sur des verticales spécifiques, ce qui complique leur interopérabilité.

  • Ceux qui viennent du domaine du growth ont des stacks d'outils orientées 100% growth, tandis que ceux du monde des RH restent sur des softwares plus classiques.

  • Les premiers recruteurs ont une lourde responsabilité en start-up, car leurs choix peuvent créer un "legacy" négatif qui les handicapera à long terme.


Ce choix de stack n’est donc vraiment pas à prendre à la légère. Avec un budget limité, les RH doivent investir à bon escient, dans des outils qui apportent vraiment de la valeur, tout en résistant aux effets de mode. En effet, c’est un secteur dont l'évolution est très rapide, notamment avec l'intégration de l’IA. Beaucoup d’outils sont créés et ne sont que des feux de paille, mais quelques-uns vont s'inscrire dans la durée et vont certainement révolutionner la façon dont on recrute.


Louise va donc nous partager la synthèse de ses réflexions basée sur son expérience et les tendances actuelles du marché - même si ce n'est pas à prendre comme parole d'évangile… Elle n’a pas benchmarké tous les outils de la Terre ! Elle propose une structure en 3 parties pour le podcast :


  1. D’abord, une analyse des piliers sur lesquels on se repose pour recruter : en effet, bien les comprendre va permettre de mieux définir quels types d'outils choisir. Ces piliers peuvent être renforcés avec des outils et/ou des méthodologies.

  2. Ensuite, les grandes familles d'outils, et ce qui s'y inscrit.

  3. Et pour terminer, ses critères de décisions pour déterminer la typologie de stack qui convient le mieux à son organisation et à ses besoins. Ainsi, à la fin de ce podcast, chacun pourra repartir avec une boîte à outils sur mesure.


COMPRENDRE LES PILIERS DE VOTRE RECRUTEMENT


Pour faire un audit de ses process, Louise va se baser sur l’analyse d’un seul KPI de recrutement : celui de l'Hiring Mix. Celui-ci consiste à examiner la provenance des candidats que vous avez recrutés au cours d'une année. On peut diviser ces sources en plusieurs piliers :


  1. Le pilier de l'inbound : ce sont tous les candidats qui ont postulé dans votre entreprise (peu importe par quelle plateforme ils sont passés).


  1. Le pilier de l'outbound : c’est la chasse, qui correspond typiquement à des entreprises qui ne sont pas encore suffisamment connues pour attirer des talents suffisamment qualifiés (mais pas uniquement, la chasse est importante pour de nombreuses entreprises).


  1. Le pilier de la cooptation (ou referral), qui arrive dans un second temps dans votre organisation, puisqu’il faut déjà des personnes en poste pour coopter d’autres personnes.


  1. Le pilier des sources payantes, comme les chasseurs externes ou les cabinets qui vont vous aider.


  1. On peut aussi avoir des stages qui se transforment en CDI, et qui peuvent être un levier important pour certaines entreprises. 


À partir de cet audit, vous allez pouvoir vous rendre compte quels sont les piliers les plus présents dans votre process de recrutement, et cela va vous permettre de déterminer deux points essentiels :


  • Quels sont vos piliers forts ?

  • Mais qui sont aussi ceux desquels votre organisation dépend.


Par exemple, si vous vous avez une forte proportion de personnes qui proviennent de l’outbound, cela signifie que :


  1. À priori, vous savez plutôt bien faire de la chasse,

  2. Mais aussi que vous dépendez énormément de la chasse.


Louise vous encourage à surveiller l'évolution de ces piliers dans le temps, et de mettre des efforts à certains endroits pour réduire un petit peu la dépendance à vos piliers forts, en renforçant les piliers plus faibles pour qu’ils fonctionnent mieux. Cette stratégie peut sembler contre-intuitive, on pourrait se dire qu’il faut mieux renforcer ses piliers forts. Mais pour Louise, c’est risqué, mieux vaut ne pas être trop dépendant d’un seul canal de recrutement.


Bien sûr, il faut affiner, personnaliser cette analyse en fonction des spécificités de son organisation, en tenant compte des différentes catégories de postes qui peuvent avoir des besoins de recrutement distincts. Par exemple, si votre entreprise est vraiment scindée en deux, avec d'un côté des métiers ultra pénuriques, et de l'autre côté des métiers peu qualifiés avec énormément d'inbound, il faudra analyser cette métrique sur ces deux périmètres distincts. En effet, vous n’allez pas mettre les mêmes efforts aux mêmes endroits, parce que les besoins sont différents.


Attention, il faut aussi avoir une lecture nuancée des résultats. Avoir 80% de candidats qui viennent de l’outbound ne veut pas dire qu’on le fait bien. Derrière, on peut très bien faire les choses sans aucune méthodologie, sans être efficace, avec une équipe en souffrance. Le résultat seul en bout de chaîne ne suffit donc pas, il faut raisonner aussi en termes de coût investi dedans. Vos moyens, c’est essentiellement votre équipe, et donc des salaires. Il faut donc avoir en parallèle une lecture “ROI-iste” pour chaque canal d’acquisition de candidats.


Maintenant nous allons pouvoir rentrer dans ces piliers, et voir :

  • comment on peut augmenter ses piliers,

  • comment on peut être plus efficace,

  • et en utilisant quels outils pour y parvenir.


LES FAMILLES D’OUTILS INDISPENSABLES POUR SA STACK


LinkedIn


LinkedIn, c'est LA plus grosse database de candidats que vous pouvez trouver, tout le monde utilise LinkedIn, donc il est quasi impossible d'y échapper pour recruter (même si on a un inbound qui fonctionne bien). Mais quelle licence choisir, entre :

  • LinkedIn Recruiter, qui coûte extrêmement cher (plus de 8000€ par an par personne)

  • Recruiter Lite, qui s'adresse à des personas de recrutement (mais beaucoup moins chère que la précédente).

  • et Sales Navigator, qui s'adresse à des personas Sales.


Déjà, pour rassurer tout le monde, il est possible de migrer d’une licence à une autre, donc votre premier choix n’est pas gravé dans le marbre.


Beaucoup de recruteurs connaissent bien Recruiter Lite, mais pour Louise, la licence Sales Navigator est la plus puissante et la plus intéressante. Pourquoi ?


  • D’abord - étonnamment - c’est la moins chère.


  • Ensuite, elle offre significativement plus de filtres (presque 2 fois plus que Recruiter Lite), donc vous allez pouvoir avoir une segmentation beaucoup plus fine de votre recherche. Le seul petit désavantage par rapport à Recruiter Lite, c’est que vous allez perdre les années d'obtention de diplôme des candidats sur Sales Navigator. Mais c'est globalement possible de compenser par les années d'expérience, même si ce filtre n’est pas parfait puisqu’il peut être faussé par beaucoup de paramètres (stages des alternances etc).


  • Elle permet un accès au 3e degré de connexion des personnes que vous voulez toucher, contrairement à Recruiter Lite qui s'arrête au 2e degré. C’est très intéressant, par exemple si vous recrutez sur des personas que vous ne recrutiez pas du tout avant (vous n'avez pas donc pas construit de réseau dans cet univers-là), vos résultats de recherche seront plus larges qu’avec Recruiter Lite.


  • Si vous êtes dans une organisation dans laquelle les Sales de votre entreprise utilisent aussi cette licence, vous passez sur des abonnements d'équipe. Vous pourrez donner accès à vos données entre les personnes d'une même équipe, ce qui est particulièrement utile lorsque votre équipe de recrutement grandit. Par exemple, si plusieurs recruteurs chassent pour les mêmes rôles, vous pouvez vous assurer que les recruteurs ne contactent pas les mêmes personnes (même si cela peut flatter un candidat !). Il suffit de créer des listes de prospects dans Sales Navigator et de partager l'accès à ces listes au sein de votre équipe. Ainsi, chaque recruteur peut décider d'exclure les candidats qui sont déjà en contact avec un autre membre de l'équipe. Le traitement des doublons sera donc fait à la source dans LinkedIn, vous n’aurez pas à le faire plus tard dans vos ATS ou d'autres outils, et ça, c'est un énorme avantage (que peu de gens font).


  • Vous avez aussi la possibilité de faire de l’Account Based Recruiting, qui est le parallèle à l'Account Based Marketing. Dans le marketing, cela consiste à diviser les personas clients en différents profils, ce qui permet ensuite de targeter certains profils très précis, par exemple si on veut cibler une seule industrie, ou une taille de boîte spécifique. En recrutement, par exemple si vous voulez recruter des développeurs avec une compétence particulière, la première chose à faire est d’aller regarder sur Welcome to the Jungle (ou d'autres sites) qui sont les entreprises qui codent dans cette stack, pour aller démarcher des profils de ces entreprises-là. Ensuite, normalement, il faut rentrer à la main à chaque fois le nom de la boîte dans LinkedIn pour filtrer et contacter uniquement les personnes qui font partie de ces boîtes-là. Ce qui est très laborieux ! Mais avec Sales Navigator (et uniquement avec cette licence), vous pouvez importer des fichiers CSV dans LinkedIn. Et donc dans cet exemple, scraper des données dans Welcome to the Jungle puis les importer dans Sales Navigator via un fichier CSV, et ainsi gagner beaucoup de temps.


  • Et petit bonus : vous aurez plus d'InMails (50 pour Sales Navigator contre 30 pour Recruiter Lite), sur des use cases précis, cela peut être utile.


Louise conseille vraiment d’aller explorer toutes les fonctionnalités de cette licence (par exemple : sauvegarde de vos recherches, avoir des critères qui sont déjà industrialisés et sur lesquels vous allez juste changer quelques mots-clés, refuser les personnes que vous avez déjà rencontrées, etc). Vous allez vite être convaincu par Sales Navigator, il va vous faire gagner un temps infini sur la préqualification de vos audiences.


Un ATS


Le 2ème type d’outil indispensable pour sa stack recrutement en start-up, c’est un ATS (Applicant Tracking Systems). Pour Louise, les ATS offrent deux propositions de valeur très fortes :


  1. Multidiffusion des annonces : En 2 clics, les ATS permettent de diffuser facilement des annonces sur différents canaux, et rendre ainsi les annonces visibles de façon très facile. Pour attirer des candidats, cet outil va vraiment permettre de vous simplifier la vie, même si vous êtes une petite équipe avec peu de besoins de recrutement. Dans ce cas, prenez un ATS à un prix abordable, plutôt que de tout faire à la main.


  1. Évaluation collaborative des candidats : Les ATS facilitent l'évaluation des candidats de manière collaborative. Certes, quand on a des petits besoins en recrutement, il est possible d’utiliser des solutions de project management comme Trello ou Asana pour gérer les candidatures. Mais par expérience, Louise affirme que ces solutions atteignent très vite leurs limites, surtout lorsque la boîte grandit et que le nombre d’interlocuteurs autour des candidats augmente de façon exponentielle (recruteurs, hiring managers, responsables d'équipes, opérationnels, founders etc). Centraliser les informations peut alors vite devenir un vrai casse-tête… L’ATS va permettre de centraliser facilement les évaluations, les remarques et va simplifier la collaboration entre les différents intervenants. Il va aussi vous faciliter la vie en tant que recruteurs pour éduquer ces interlocuteurs qui doivent évaluer aussi des candidats.


Attention - et Louise insiste sur ce point : les ATS ne sont pas conçus pour la chasse de talents ! Même si tous les recruteurs en rêvent, aujourd’hui cela n’existe pas, en tout cas pas de façon encore satisfaisante. Si votre ATS ne propose pas de fonctionnalités spécifiques pour la chasse, ne l'utilisez pas à cette fin, ce serait une perte de temps et de productivité. Il existe des méthodes alternatives beaucoup plus efficaces pour la chasse.


En fait, on choisit de faire rentrer une personne à partir du moment où c’est un candidat, qui est donc d'accord pour faire un process de recrutement avec vous. Sinon, vous allez saturer le système avec les données de centaines de personnes qui ne sont même pas candidates (l'équivalent des leads froids en marketing).


La boîte à outils côté sourcing


Même si au début on peut être satisfait de son organisation et de ses petits outils, Louise conseille vraiment de garder en tête la scalabilité de votre équipe et de votre organisation. À partir du moment où on devient manager d'équipe, où on doit recruter beaucoup de personnes dans son équipe qui vont faire la même chose :

  • On commence rapidement à faire face à des problèmes de d'interfaçage de ces licences, certaines ne sont pas du tout conçues pour fonctionner en équipe ;

  • On commence aussi à avoir des difficultés de suivi de performance de son équipe. C’est problématique car un manager de recruteurs doit avoir une vision claire des performances de son équipe, et ce, en quelques clics - pas avec des dizaines de réunions, sans avoir à demander aux collaborateurs de rentrer de la data à la main dans des tableaux Excel.


Côté outillage en sourcing, il existe énormément de stacks possibles en fonction des besoins spécifiques, mais globalement on peut distinguer la stack automatisée et la stack non automatisée.


La stack automatisée

En stack d'automatisation, on peut utiliser des outils qui s'adressent soit plutôt à des profils Sales, soit plutôt à des profils recruteurs :


  • Outils orientés vers les profils Sales : par exemple LGM (La Growth Machine) ou Waalaxy. Ces outils sont initialement conçus pour le growth (faire du growth dans le recrutement est encore très récent) et ne s'interfacent donc souvent qu'avec la licence Sales Navigator de LinkedIn, pas avec Recruiter Lite.


  • Outils orientés vers les profils recruteurs : Vous avez par exemple Crew.work, un outil français qui se présente comme un CRM de recrutement, dans lequel on peut automatiser ses campagnes multicanal, en particulier sur les emails et les messages LinkedIn.


L'automatisation répond à énormément de difficultés et amène énormément de valeur mais attention là aussi, elle a ses limites :


  • Une limite dans la personnalisation : L'automatisation nécessite bien sûr de diviser l'audience en plusieurs niveaux de personnalisation, pour que les messages envoyés restent pertinents et naturels pour chacun des destinataires. Mais pour des postes très spécifiques et rares, on atteint les limites de l'automatisation : le recruteur doit sortir de l’outil et contacter les personnes à la mano.


  • Limitations propres à LinkedIn : L'automatisation n'est pas illégale, mais il faut savoir que ce n’est pas autorisé par LinkedIn. Ces softwares jouent donc sans cesse au chat et à la souris avec les limites de Linkedin : tant qu'ils sont trop petits pour être remarqués par LinkedIn, ça passe, mais leur durabilité dans le temps n’a rien de garanti.


Il faut être bien conscient de ces limitations, mais aussi, quand on investit pour sa boîte, de la responsabilité qu’on a par rapport à ce qu'on va créer comme valeur ou comme legacy plus tard.


Les CRM

Les CRM de recrutement ne remplacent pas les ATS, au contraire c’est la brique manquante qui complète les ATS, et selon Louise cette brique est absolument indispensable. Ils vont vous permettre d'avoir une seule source de vérité pour tout votre outbound (attention, uniquement pour ce pilier outbound, pas pour les autres piliers).


Ces outils permettent d'organiser les informations sur les candidats, d'enrichir les données, et donc ensuite de créer des campagnes de communication sur mesure, mais de façon plus manuelle que dans l’automatisation. Tout cela se fait en plusieurs étapes :


  1. Structuration des campagnes : les campagnes sont d’abord structurées, et c’est flexible. Par exemple : premier message par mail, puis deuxième message par mail si le premier n’a pas été ouvert, si ce dernier n’a pas été cliqué on met un message sur LinkedIn, et si ça ne marche toujours pas on essaye au téléphone, etc. À ce sujet, il est possible d’enregistrer toutes vos banques de données de messages à l'intérieur du CRM pour ne pas avoir à les retaper systématiquement, et vous pouvez les personnaliser avant de les envoyer.


  1. Ensuite vous allez matcher cette structure de campagne avec une audience, donc une catégorie de personnes que vous avez identifiées sur Linkedin, que vous allez pousser à l'intérieur de ces softwares. Il faut donc pouvoir rentrer un gros volume de candidats d'un coup à l'intérieur, et pour cela, il est absolument indispensable que votre CRM puisse importer des CSV. Si un CRM ne propose pas cette fonctionnalité, ne le prenez pas !


  1. Pour ne pas être perdu, tout ce processus est organisé sous forme de tasks management, avec des rappels quotidiens de toutes les tâches à effectuer ce jour : qui appeler, à qui envoyer un mail etc.


  1. À la fin, les CRM proposent des analyses détaillées avec énormément de métriques, notamment sur la délivrabilité des campagnes mails, indispensables pour optimiser ses campagnes d'emailing.


À noter que ces métriques n’existent pas dans les ATS, mais ce n’est pas grave car dans les ATS, on s’intéresse à d’autres métriques : par exemple à quelles étapes est-ce qu'on perd le plus de candidats, les taux de transformation, la performance individuelle de chaque recruteur ou de chaque équipe de recrutement par rapport au nombre de candidats recrutés à la fin, etc.


La brique CRM fournit donc une source de vérité dédiée à la chasse, complémentaire à l'ATS. D’ailleurs, si vous avez envie de vraiment segmenter votre organisation recrutement, vous pouvez créer :

  • une équipe de sourceurs qui est dédiée à l'outbound, et vous allez analyser leurs performances uniquement dans le CRM,

  • et une équipe de “closeurs”, de coachs de candidats, coachs de hiring managers en interne (peu importe le nom), et vous allez analyser leurs performances dans l'ATS.


Mais que choisir ? CRM spécifique recrutement ou CRM Sales ?

  • Pour Louise, tout dépend si vous voulez faire de l’automatisation. Contrairement aux CRM recrutement, tous les CRM Sales (comme HubSpot, Pipedrive, Loxo, Salesforce) s'intègrent avec les outils d'automatisation. Ils vont s’interfacer avec la licence LinkedIn Sales Navigator, mais pas les licences Recruiter.


  • Longtemps, suivant la pérennité de votre entreprise, il fallait donc choisir entre construire une stack Sales ou une stack People. Heureusement, les choses commencent à évoluer, et certains CRM comme le français HireSweet peuvent désormais s'intégrer à une licence Sales Navigator. Vous avez également les CRM SourceWhale (UK) et GEM (USA) qui sont très poussés (mais très chers) avec un positionnement Enterprise-Grade. D’ailleurs à ce sujet, les outils d'automatisation tels que La Growth Machine et Waalaxi s'intéressent de plus en plus au persona recruteur, et envisagent donc de s'intégrer avec les licences Recruiter Lite. Louise pense que d’ici un an, les barrières actuelles seront levées, offrant une plus grande liberté dans le choix des outils.


  • Au final, Louise déconseille l'utilisation d'un CRM Sales pour le recrutement, déjà parce qu’il va falloir pas mal bidouiller, et ensuite parce qu’il y a des risques si vous partagez le même CRM que l'équipe Sales. En effet, vous allez être confrontés à des problèmes de perméabilité des données entre les différentes équipes et les gens qui ont la main sur ce CRM, et cela peut vite devenir le bazar… Par prudence, elle conseille d’avoir 2 stacks distinctes.


En résumé, la meilleure licence LinkedIn + un top ATS + un top CRM qui s’interfacent bien entre eux, c'est le combo gagnant pour votre stack recrutement !


Nota : la notion d’interfaçage entre les outils est très importante. Sans interopérabilité, vous allez perdre un temps fou à faire des copié-collés manuellement entre les outils, avec tous les risques d’erreurs, de doublons que cela comporte. Donc :

  • Planifiez minutieusement la création de votre stack d'outils, créez des schémas illustrant les flux de données entrantes et sortantes, en vérifiant que les outils puissent communiquer dans les 2 sens pour éviter les doublons.

  • Ensuite, votre stack doit passer à l’échelle de l’équipe : documentez-la pour qu’elle puisse être utilisée correctement par vos collaborateurs, et ne pas vous retrouver débordé(e) par les personnes qui viennent constamment vous voir pour des questions avec des use cases différents.


Gardez bien à l’esprit que les outils sont là pour vous simplifier les processus, résoudre les problèmes, pas pour vous compliquer la vie ! Il n’y a qu’ainsi que vous aurez le confort d'esprit de pouvoir vous concentrer sur votre vraie valeur ajoutée.


D’autres outils ?

Il existe de nombreux autres outils plus petits qui gravitent autour du growth et du recrutement. On pourrait parler des plateformes comme Welcome to the Jungle pour sa marque employeur, d’extensions Chrome utiles, etc. Mais ces outils sont plus ou moins sécurisés, plus ou moins scalables, et ne rentrent pas dans la catégorie des fondamentaux pour sa stack. Certes, beaucoup sont utiles, et il est nécessaire de rester au top des connaissances de son marché, mais attention, il est très facile de s’y perdre


BOÎTE À OUTILS IDEALE : 3 STACKS SUR MESURE SELON VOS BESOINS DE RECRUTEMENT


Pour choisir sa stack d’outils, il faut se poser et prendre en compte plusieurs critères :


  • Déjà, si vous êtes recruteur indépendant versus recruteur en interne, vos objectifs, vos problématiques, vos besoins sont différents. Un recruteur en interne a vraiment besoin de suivre l'évaluation de ses candidats. Un recruteur en cabinet, lui, doit préqualifier des besoins et envoyer le plus de candidats possible au plus de personnes possibles que ça peut intéresser, et donc de maximiser son taux de closing.


  • Le volume de recrutement : comment ce volume évolue dans le temps et sur quel type de profession : est-ce que vous êtes sur des professions pénuriques ou non pénuriques ? Vous pouvez par exemple avoir d'importants volumes de recrutement mais avec très peu besoin de faire de la chasse.


  • La scalabilité de l'entreprise : c’est un critère corrélé avec le précédent : jusqu’à quel point votre entreprise va-t-elle grandir, et en combien de temps ?


À partir de là, Louise nous propose 3 scénarios :


Pour les recruteurs indépendants ou en cabinet : la stack “100% Pirate”


Pour les recruteurs indépendants ou en cabinet, Louise propose un scénario qui se concentre sur la chasse avec une full automatisation :

  • d’une part parce qu’ils sont sur des problématiques de volume importantes,

  • et d’autre part qu’ils sont là en dernière chance, pour recruter des profils difficiles, en étant en concurrence avec d’autres recruteurs…


Pour cela, elle recommande d’utiliser :

  • Un petit CRM Sales abordable qui s'interface bien avec les outils d'automatisation pour pouvoir faire des campagnes à grande échelle,

  • Une licence LinkedIn Sales Navigator,

  • et divers micro-outils pertinents comme PhantomBuster, Waalaxy, LGM, des extensions de scraping etc. D’où le terme “pirate” car ces outils contournent les limites de LinkedIn…


Cette stack se rapproche plutôt d'une stack Sales, mais actuellement les barrières sont en train de tomber.


Pour les entreprises en démarrage : le scénario "Je commence petit, personne ne me connaît, et j'attends de voir à quel point ma boîte va scaler"


Ce scénario s'adresse aux entreprises en phase de démarrage ou de levée de fonds (seed, préseed, ou série A), où la pérennité n'est pas encore assurée. L'idée est de commencer modestement, en privilégiant la chasse (puisqu’on n’est pas encore connu et qu’on n'a pas beaucoup d'interlocuteurs) pour attirer les premiers talents dont on a besoin.


Si vous êtes avec 20 / 30 / 40 personnes, avec peu de hiring managers, et que probablement les founders sont encore vos N+1, vos besoins de collaboration ne sont pas encore énormes.


Dans les premiers euros que vous allez dépenser, Louise suggère donc dans un premier temps :


  • Plutôt que de partir directement sur un ATS, commencez avec des outils comme Trello, Asana, ou Notion pour mettre en place les premiers process et méthodologies importants, les documenter, faire des templates etc. Déjà, avec des outils qui proposent la vision kanban, vous allez pouvoir suivre l'avancée de vos candidats en cours dans votre pipe.


  • Certes, en faisant cela, vous vous privez de publier des annonces partout. Dans ce cas, vous pouvez investir dans Welcome to the Jungle pour accroître votre visibilité durant ces premières phases de croissance, sachant que le persona start-up va beaucoup postuler via cette plateforme. Entre un ATS et une licence Welcome, le coût est à peu près équivalent.


  • Et bien sûr, il vous faudra la licence LinkedIn Sales Navigator (au pire, grappiller la licence Linkedin d'un collègue…) pour avoir un accès et pouvoir segmenter les bases de données de prospects à contacter.


Mais alors, quand passer d'une solution "bidouillée" à un ATS ? Pour Louise, dès qu'on a une visibilité sur son runway et son business plan. Tout cela est drivé par les métriques Sales car si l’entreprise grandit et qu’elle lève des fonds, c'est parce qu'elle a atteint déjà ses objectifs de croissance et de développement commerciaux. Et donc là le recrutement va devenir un enjeu fort. C'est le moment de faire des benchmarks, et décider sérieusement dans quels outils RH investir.


Louise déconseille de commencer par un ATS bon marché, parce qu’à un moment donné, vous allez atteindre les limites de cet ATS, et ce sera très probablement au niveau des analytics. Quand on est encore petit, les analytics n’ont pas trop d’importance, votre principal souci c’est de remplir votre plan de recrutement. Mais en scalant, le volume de recrutement augmente considérablement et avoir des analytics poussés devient vraiment vital. Et là, il y a de grandes chances pour que votre ATS cheap ne vous propose pas d’analyser les données qui sont vraiment importantes pour vous. Il est aussi probable que cet ATS ne permette pas l’importation de fichiers CSV. Vous allez donc vouloir basculer sur un autre système, mais du coup :

  • Il sera difficile de changer toutes les habitudes que vous aurez prises, vous et tous les autres collaborateurs. Il faudra de nouveau former tout le monde.

  • Il faudra refaire des benchmarks, et convaincre votre top management qu’il faut passer sur un autre système…

  • Ensuite il va falloir migrer la donnée de l'un à l'autre, sachant que les softwares ont pour but de limiter le churn, et sont donc plus ou moins verrouillés. L’opération ne sera sûrement pas impossible, mais probablement compliquée.


Pour les scale-ups : le scénario "Full Scalabilité" ou “To the Moon”


Dans ce scénario, vous arrivez dans une boîte où le runway est énorme, avec des enjeux de recrutement très forts, où vous allez passer très rapidement de recruteur en solo à recruteur en équipe. Là, dès le début, vous devez absolument construire une stack - intelligemment - qui va pouvoir vous accompagner sur les 4 ou 5 prochaines années, et Louise conseille :


  • Une licence LinkedIn Sales Navigator ou Recruiter Lite (celle à 8000€ n’est pas nécessaire),

  • Un CRM candidat : avec de gros enjeux de chasse, de candidats entrants, d'évaluation des candidats, de formation à l'évaluation de candidats auprès de tous les interlocuteurs (hiring managers etc), un CRM est vraiment indispensable. Vous avez par exemple HireSweet CRM, SourceWhale, ou Ashby (qui fait ATS en même temps).

  • Un ATS : Louise préfère Greenhouse à Lever, qui a les mêmes fonctionnalités mais est plus facile à utiliser, avec un positionnement aussi plus grand et qui va pouvoir vous accompagner plus loin.

  • Et, selon la notoriété de votre boîte ou de vos founders, selon la typologie de profils que vous recrutez, éventuellement Welcome to the Jungle ou une autre plateforme.


AUTRES BONS PETITS TOOLS ET POINTS D’ATTENTION


On peut parfois être tenté par un tout nouvel outil “magique”, qui promet de résoudre un certain nombre de difficultés, de gagner beaucoup de temps avec des automatisations, etc. Mais avant de céder aux sirènes de cet outil, Louise conseille de bien se renseigner en amont, notamment en termes de sécurité des données de l'entreprise, car des applications développées de manière obscure ou non sécurisée peuvent présenter de réels dangers. Quels sont les points d’attention à vérifier ?


  • Quel est le stade de maturité de cet outil ? S’il est tout nouveau, qu’on vous promet une intégration à tel outil parce qu’un dev y travaille… Gros red flag ! Et il y a de grandes pour que 15 jours, celui-ci n’existe plus.


  • Qui l’a développé, et dans quel pays ? On peut en effet avoir des soucis de RGPD, ou si vous faites une activité sensible, évitez sans doute un outil développé par la Russie ou la Chine…


  • Attention à l'intégration d'un compte Google dans un outil ! Cette action donne accès à l'ensemble du compte Google de l'organisation, ce qui peut représenter une vulnérabilité majeure. Par exemple, l'accès à tous les envois et réceptions de courriels peut potentiellement être exploité de manière malveillante.


Donc ne prenez pas les enjeux de sécurité et de confidentialité à la légère, gardez à l’esprit qu’en tant que salarié, vous portez la responsabilité aussi de votre organisation, et vous pouvez potentiellement être un point d’entrée pour des activités malveillantes. Vous êtes potentiellement une faille de sécurité et de vulnérabilité pour votre organisation, et vous pouvez la mettre en danger très gravement.


Mais… Louise le reconnaît, certains tools sont vraiment très utiles comme les outils de scraping, notamment PhantomBuster et Instant Data Scraper. Même s’ils rentrent dans la catégorie mentionnée ci-dessus, elle-même les utilise, tant ils sont utiles pour elle pour résoudre certains use cases. Dans ce cas, elle recommande d’avoir un développeur ou une équipe de sécu qui peut regarder les conditions de l'application, à quoi vous lui donnez accès au moment où vous l'installez.


Dans certaines situations, il est parfois préférable d'accepter certaines tâches manuelles plutôt que de s'appuyer sur des solutions potentiellement risquées. Surtout en tant que premier recruteur de l’entreprise, vous portez une responsabilité énorme sur les épaules, on attend de vous que vous connaissiez mieux que tout le monde ce qu'il faut faire, dans quoi investir etc. Et souvent, personne ne va vérifier votre travail dans le détail…


En conclusion, si vous avez un pain à l'instant T, Louise vous encourage à trouver un équilibre entre :

  • sa résolution immédiate avec des solutions “miracles” avec de très belles promesses - qui sont réelles mais qui jouent un peu avec le feu ;

  • et accepter de faire certaines tâches manuellement, ce qui ne posera pas tant de difficultés que cela si vous avez mis en place une stack d'outils solide et sécurisée.


QUI EST LOUISE MOUTON ?


Louise Mouton a quitté son poste de Head of Talent Acquisition chez GitGuardian en janvier dernier, après être allée au bout de ce qu’elle voulait construire (former son équipe, les hiring managers etc). De nombreuses personnes sont venues la trouver parce qu'ils avaient des besoins en recrutement, et c’est donc assez naturellement qu’elle s’est mise à son compte comme recruteuse tech. Elle accompagne divers personas :


  • de jeunes primo-founders en phase de Seed ou de Série A qui ont besoin de recruter et se posent beaucoup de questions. Ici elle intervient principalement sur des sujets de structuration et de recrutement sous plusieurs formats (chasse de tête ou format RPO) ;

  • mais aussi dans des entreprises plus avancées entre la série B et la série C, pour les aider à gérer les urgences côté recrutement. Elle est souvent recommandée par les VP people ou VC qui ont ces entreprises dans leur portefeuille.


Elle démarre également de la formation à destination des recruteurs en cabinet avec l'organisme Growth Hiring, ayant pour sujet : comment recruter autrement avec de la méthodologie, avec une approche beaucoup plus orientée growth.


Vous pouvez retrouver Louise sur LinkedIn


Et petit appel d’Alexis : si vous avez une porte d’entrée pour interviewer Antoine Freysz, co-fondateur de Kerala, n’hésitez pas à envoyer un message à alexis@yaniro.co


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