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Recrutement : comment améliorer sa productivité ?

Dernière mise à jour : 12 juin 2023

Avec Robin Choy est l’un des trois co-fondateurs d'HireSweet





Comment améliorer sa productivité dans le recrutement ? Comment se rendre la vie plus simple et plus fluide lorsqu'on est... recruteur ? Robin Choy , l’un des trois co-fondateurs d'HireSweet, une start-up créée en 2016 qui propose des logiciels d'aide au recrutement nous explique...


Avant même d’utiliser des logiciels comme ceux que propose HireSweet, il existe déjà de nombreux aspects sur lesquels il est possible de jouer pour améliorer sa productivité : au niveau de son organisation, comment gérer son temps, ses priorités, comment bien se préparer, etc.


RECRUTEUR : POURQUOI TRAVAILLER SON EFFICACITÉ


Dans le domaine du recrutement, les recruteurs et recruteuses n’ont pas forcément une bonne relation avec la productivité, Robin y voit 2 raisons principales :

  1. Une logique du chiffre dans les cabinets de recrutement : beaucoup d’entre eux ont commencé leur carrière dans des cabinets de recrutement, qui ont bien souvent une logique de volume, très productiviste, avec toujours plus de personnes à contacter chaque semaine. Ils sont donc naturellement un petit peu méfiants sur cette logique du chiffre à atteindre.

  2. Pas d’incentive à être plus productif : contrairement aux sales par exemple qui, s’ils vendent 2 fois plus, sont payés 2 fois plus, les recruteurs et recruteuses n'ont pas forcément d’incentive à être plus productifs. En effet, ils touchent peu, voire pas du tout de variable. Une fois que les objectifs de recrutement fixés pour le trimestre sont atteints, bien sûr ils ne vont pas recruter de personnes supplémentaires.

Malgré cela, c'est important d'être productif et cela peut être très bénéfique. En réalité, la productivité c'est la réponse à :

  • comment être mieux organisé dans sa journée,

  • et comment finir ses journées en étant plus détendu.

Car plus on est productif :

  • plus on est zen,

  • plus on a de temps pour soi,

  • plus on peut travailler sur des sujets intéressants,

  • plus on peut progresser professionnellement, être mieux payé, accéder à de meilleurs jobs,

  • plus on devient indispensable à son entreprise, etc.

Être productif ne doit pas être une fin en soi - personne ne veut être productif - par contre les gens veulent être plus épanouis, plus efficaces, plus reconnus dans leur entreprise. La productivité est un des moyens pour y parvenir.


Il faut voir la productivité non pas comme l’idée de travailler plus, mais au contraire quelque chose qui va :

  • essayer de dégager du temps,

  • retirer des choses ennuyeuses et/ou inutiles à faire.

Car dans le recrutement, la friction mentale de faire plein de choses à la fois (le multitasking) peut arriver très rapidement si on ne contrôle pas tout très bien… On peut vite se trouver avec 50 onglets Chrome ouverts, le téléphone qui sonne, des emails qui apparaissent, etc. Et cela engendre forcément du stress, de la pénibilité au travail qui est très importante. La productivité c'est donc aussi organiser ça, de façon à être plus au clair, être moins fatigué et moins stressé.


COMMENT ÊTRE PLUS PRODUCTIF EN GÉNÉRAL ?


Avant d’aller plus spécifiquement dans le domaine du recrutement, Robin va tout d’abord nous détailler les 2 leviers à actionner :


1) Faire les bonnes choses : mais on a beau être le plus efficace possible, si on ne fait pas la bonne chose dès le départ, si on ne travaille pas sur le bon sujet, ça ne sert à rien et on perd du temps. Donc la première chose à faire avant tout, c'est de faire les bonnes choses !


2) Faire les choses plus rapidement : généralement, et en particulier dans le recrutement, on se concentre beaucoup sur faire les choses plus rapidement, en essayant d’être plus productif avec des extensions chrome, des outils, des raccourcis clavier etc.


1) Faire les bonnes choses


Pour travailler sur les bonnes choses, Robin nous conseille quelques pistes :


Organiser son environnement de travail, et en particulier son calendrier :

Il est nécessaire de s'organiser pour avoir un maximum de focus, c'est-à-dire faire une seule chose à la fois, et non pas 50…


Dans un épisode de leur propre podcast qui s'appelle Une équipe qui gagne, sur le sujet de réduire la charge mentale dans le recrutement avec Hélène Ly, Robin a retenu une expression qu’il aime beaucoup : prendre rendez-vous avec soi-même. Le principe, c’est que de la même manière qu'on prend rendez-vous avec des managers ou des candidats, il faut savoir aussi prendre rendez-vous avec soi-même, c’est-à-dire se bloquer des créneaux dans son calendrier qui vont être dédiés à une tâche unique. On est vraiment dans une logique de focus, de concentration.


De la même manière qu’on respecte le temps des autres en étant à l’heure, bloquer des moments dans son agenda pour soi est aussi une question de respect envers soi-même. Sinon on devient la variable d’ajustement de tous les autres.


Faire des Time Audits :

Une technique qui fonctionne bien aussi, c'est de faire ce qu'on appelle des Time Audits, des audits de son temps (cherchez Time Audits sur Google pour trouver des outils). L'idée c'est de mesurer pendant une ou deux semaines ce qu'on fait concrètement, à quoi on passe son temps. Parce que bien souvent, on ne se rend pas compte du temps passé à faire des tâches qui ont une très faible valeur ajoutée et sont peu productives.


Spontanément et intuitivement, l’humain est assez mauvais pour évaluer sa propre performance en productivité, et une manière de contrebalancer cela, c'est de la mesurer. Parfois on peut avoir l'impression d'avoir passé une super journée alors qu'on n'a pas fait grand-chose, en étant passé d'un sujet à un autre. À l'inverse, on peut avoir l'impression de n'avoir rien fait de la journée, alors qu'en réalité on a été très productif.


Concrètement, pour chaque tâche, on note l’heure de début et l’heure à laquelle on a fini. C'est assez efficace, cela permet d'augmenter le focus :

  • Déjà sur le moment, en notant cela, on peut réaliser qu’on est en train de multitasker, on va donc faire attention à ne faire qu’une chose à la fois.

  • Ensuite, à la fin de la semaine, cela permet de faire un bilan des tâches qui nous ont pris du temps, et voir si elles sont importantes ou pas pour l’efficacité dans son travail. Si faire des podcasts est important pour son travail mais qu’on a fait seulement 1 podcast dans le mois, il faudra en organiser plus. Si au contraire faire des podcasts n’est pas son cœur de métier mais qu’on a passé la moitié de la semaine en podcasts, il sera temps de faire moins de podcasts.

2) Faire les choses plus rapidement


Il existe également de nombreuses petites choses sur lesquelles il est possible d'agir pour faire les choses plus rapidement, il n’est pas possible de toutes les citer. Robin vous invite donc à faire vos propres recherches. Le blog de Jonathan Lefèvre, ou le livre sur la productivité La 25e heure sont très inspirants, voici quelques exemples :


Utiliser les raccourcis claviers (ben si !)

Les recruteurs et recruteuses passent énormément de temps sur l'ordinateur, écrire et traiter des emails, copier-coller du texte, être sur Linkedin etc. Mais nombre de personnes ne maîtrisent pas encore les raccourcis clavier, même les plus simples comme CTRL C / CTRL V (ou CMD C / CMD V sur mac) pour copier coller. Il en existe beaucoup d'autres qui peuvent être utiles sur Chrome (ouvrir / fermer des onglets, passer d'un onglet à un autre…), sur Gmail (répondre à un email facilement, marquer un email comme lu…) et autres logiciels du quotidien.


À chaque fois, on gagne quelques secondes en évitant de naviguer avec la souris, et au final c'est beaucoup de temps gagné. On gagne en fluidité, et on allège aussi sa charge mentale. Ici, on reste donc dans l’idée générale de retirer des choses qui ne sont pas nécessaires.


Il existe énormément de raccourcis clavier, Robin conseille d’en ajouter progressivement, 3 ou 4 par semaine, jusqu’à bien les maîtriser.


Le Zéro Inbox :

Le but du Zéro Inbox, comme son nom l’indique, est de ne plus avoir de mails dans sa boîte de réception. Pour cela :

  • se désinscrire systématiquement des newsletters non désirées ou qui n’apportent pas de la valeur,

  • répondre le plus rapidement possible aux emails qui ne nécessitent pas énormément de travail, ou mettre en contact avec une personne, etc.

  • faire des règles automatiques pour supprimer / archiver les emails entrants…

Appliquer la règle des 3 filtres (Essentiel...)

Un principe de base en productivité, c'est d’appliquer 3 filtres avant de faire une tâche :

  1. Est-ce que je peux la supprimer ? Simplement ne pas la faire ? Il s’agit là de supprimer le bruit inutile : supprimer les newsletters, etc.

  2. Si la réponse est non, alors : est-ce que je peux l'automatiser ?

  3. Si la réponse est encore non, alors : est-ce que je peux la déléguer ?

Et seulement quand on n'a pas réussi ni à supprimer, ni à automatiser, ni à déléguer, dans ce cas-là on la fait. Cette règle doit être faite dans l’ordre pour être pertinente.


COMMENT ÊTRE PLUS PRODUCTIF DANS LE RECRUTEMENT ?


Au lancement d’une recherche


La zone où, paradoxalement, on peut avoir le plus de productivité, c'est lors du lancement d'une recherche. L'entretien avec le manager ou le client pour la définition du poste recherché est vraiment LA clé d'un recrutement qui est réussi.


Si cet entretien-là n’est pas bien mené, c'est-à-dire qu'on ne cherche pas la bonne personne, on peut ensuite être extrêmement efficace, productif, et générer des centaines de candidats en quelques semaines, mais si les candidats ne correspondent pas à la fiche de poste, ça ne provoquera pas un recrutement à la fin. Ce sera donc du temps perdu, qui se mesure en semaines, voire en mois.


Le point principal, c'est donc de vraiment passer du temps sur cette phase de définition du poste, et pour cela il faut :

  • Arriver à mesurer ce qui est exactement attendu de la personne,

  • Anticiper, évaluer ce que la personne fera dans les 30-60-90 premiers jours,

  • Réussir à vraiment bien évaluer les zones qui sont absolument requises : par exemple on veut absolument que la personne ait de l'expérience de notre industrie, parce que c'est une industrie médicale extrêmement réglementée et qui nécessite de connaître ses réglementations.

  • et évaluer les zones qui sont plutôt “bonus" : si on cherche une personne avec 5 ans d'expérience, mais que le candidat a 4 ans d'expérience, est-ce que ça passe ? Si oui, et avec 3 ans d’expérience ? Non, là ce n’est pas suffisant, 3 ans et demi ça commence à être vraiment requis.

Il faut donc jouer sur ces différents curseurs pour bien définir le poste, car c'est vraiment l'endroit dans le recrutement où on peut perdre ou gagner le plus de temps. Il existe de nombreux templates en ligne exhaustifs de toutes les questions à poser pour s'assurer qu'on ne tombe pas à côté du besoin. Vous pouvez écouter l’épisode numéro 2 du podcast Une équipe qui gagne avec Marjorie Boruel qui partage le template de prise de brief qui est utilisée chez Qonto, et vous trouverez d’autres templates dans les deux podcasts d’HireSweet.


Le recruteur ou la recruteuse est vraiment un partenaire stratégique qui vient challenger le manager dès le début. C’est très important de positionner la relation comme cela dès le début de ce premier entretien, et d'avoir à ce moment aussi un engagement de la part du manager en face, c’est-à-dire : si je t'apporte ces candidats, est-ce que tu pourras me répondre systématiquement;dans les 48 heures pour me dire ce que tu en penses, est-ce que tu peux t'engager à me faire un feedback détaillé de quelques lignes sur les personnes ?


Ce qu’il est possible aussi de faire dès le début dans la phase de prise de brief, c’est d’arriver avec une shortlist de candidats / candidates, ou des profils Linkedin, et demander au manager si ces personnes pourraient correspondre : oui / non, cela aide aussi à bien affiner le profil de poste.


Lors de la publication de l’annonce (candidatures entrantes)


Une fois la description de poste bien définie, on va donc chercher à la publier pour générer des candidatures. À ce stade, la productivité peut également entrer dans le jeu, puisqu'une bonne fiche de poste détaillée va mieux convertir et donc générer beaucoup plus de candidatures qu’une offre moins détaillée (qui va soit générer un flot de candidatures mal qualifiées, soit ne pas générer assez de candidatures).


Ici, les conseils donnés vont concerner principalement la communication. Il faut absolument éviter tout le vocabulaire qui n'apporte pas de valeur, car trop souvent dans le recrutement les offres d'emploi se ressemblent toutes, avec la moitié du contenu de l’offre qui n’apporte aucune valeur. Pour cela, Robin propose 2 règles :

  1. Est-ce qu’une autre entreprise pourrait utiliser exactement la même phrase ? Si on écrit : nous sommes une start-up en forte croissance qui génère des produits utiles pour nos utilisateurs. Tout le monde pourrait dire ça, ce n'est pas différencié.

  2. Si on inverse la phrase, a-t-elle encore du sens ou devient-elle complètement absurde ?

Par exemple, si on transforme :"Rejoignez l'entreprise pour être dans un environnement bienveillant où les employés progressent" (une phrase que toutes les entreprises peuvent utiliser) en : "Rejoignez l'entreprise pour être dans un environnement malveillant où les employés régressent" : personne ne dirait ça, c'est absurde.


La règle de l'inversion est intéressante pour voir si chaque mot apporte vraiment de la valeur. Dire que les profils recherchés “doivent être force d'initiative”, personne ne va dire le contraire, on ne cherche pas des gens qui obéissent servilement et qui ne proposent jamais rien…


De la même manière, il faut essayer de remplacer les adjectifs et les adverbes un peu génériques par des nombres, des chiffres, des noms, pour personnaliser l’annonce. Par exemple, plutôt que de dire :

  • Tel podcast est un podcast à succès dans le recrutement,

  • Dire : tel podcast est le sixième podcast le plus écouté avec tant d'écoutes par semaine.

Cela crée tout de suite une image qui est beaucoup plus claire, beaucoup plus activable et qui donne plus envie.


Lors de la réponse : ne pas répondre à tout le monde


La position de Robin sur le sujet des réponses à donner aux candidatures est parfois impopulaire, mais il pense qu'une entreprise ne doit pas donner une réponse à toutes les candidatures qui viennent sur une offre, et elle n’est pas tenue de donner une réponse personnalisée à tous les candidats.


Pour lui, le jeu de l'offre d'emploi et du recrutement dans l'ensemble, c'est de générer le plus de volume possible pour pouvoir trier ensuite ce volume-là. L'entreprise doit élargir le plus possible, pour éviter que la décision ne soit au choix de la personne. Il faut donc faire en sorte que les tous les gens qui pourraient correspondre au poste postulent, et ne s'éliminent pas eux-mêmes. Parce que si une bonne personne s’élimine elle-même, l’entreprise perd beaucoup plus que si une mauvaise personne postule alors qu'elle ne devrait pas.


Toutes les personnes qui ont travaillé dans le recrutement savent que 30% environ des candidatures n'ont aucun rapport avec l’offre. Donc pourquoi répondre à des gens qui n’ont fait aucun effort, ou juste fait un copié-collé. Ce n’est pas vraiment productif de répondre à une candidature qui n’est pas du tout pertinente et qui n’a pas été personnalisée. Donc pour le recruteur :

  • soit simplement il retire cette tache-là ou ne la fait pas,

  • soit il l'automatise dans son ATS ou dans l'outil qu'il utilise.

Par contre, certaines candidatures sont de très bonnes candidatures, mais pas pertinentes pour le poste en question, ou pas tout de suite. Celles-ci ont beaucoup de valeur, et il est nécessaire de leur répondre de manière personnalisée afin de garder ces personnes engagées dans la durée. Des outils comme Yaggo permettent de faire cela.


Donc une forme d'approche de la productivité est aussi de dire : je ne vais pas répondre à tout le monde, mais pour trouver où mettre le curseur, je vais répondre jusqu'à ce que ça ne soit plus productif de répondre.


La productivité en recherche proactive de candidats


Aujourd’hui, sur la plupart des postes on fait aussi du sortant, c'est-à-dire qu'on va aller contacter des gens de manière proactive, et dans ce cas la productivité rentre en jeu principalement à 2 endroits :


Contactez en priorité les gens que vous connaissez

Les personnes qui sont les plus susceptibles de vous répondre sont celles qui vous connaissent déjà. C’est du bon sens, mais qui n’est pas toujours appliqué. Ce sont donc les gens de son réseau, les anciennes personnes qui ont déjà postulé dans l’entreprise, des gens qui connaissent déjà l'entreprise, qui connaissent déjà le poste ou qui connaissent déjà des gens en interne, des recommandations, etc. Ce sont ces gens-là qui vont avoir le meilleur taux de réponse.


C’est la tâche la plus productive, celle par laquelle il faut donc commencer. Ensuite on descend au fur et à mesure vers des tâches de moins en moins productives. Aller directement sur Linkedin pour faire de la chasse, et donc contacter des gens qui n'ont jamais entendu parler de l’entreprise, ce n'est pas le plus efficace : en effet ça prend du temps de les trouver, les engager, obtenir des réponses…


Et si on commence systématiquement par contacter les gens qui nous connaissent, et qu'on a un taux de réponse qui est de 45% au lieu de 15%, on a finalement 3 fois plus de candidatures dans la même période de temps ! On va donc plus vite, on est plus crédible auprès du manager, on est plus allégé en interne, on a moins de pression etc.


Relancez systématiquement :

Dans la prospection, quand vous contactez une personne de manière proactive, qu’elle vous connaisse déjà ou non, il faut systématiquement relancer.


C'est un des plus gros bénéfices car on a ici une productivité qui est de x2, ce qui est colossal ! Les chiffres d’HireSweet montrent qu’un email envoyé obtient en moyenne 10% de taux de réponse positive, mais une relance avec deux emails supplémentaires passe en moyenne à 20% de taux de réponse positive. Donc avec le même nombre de personnes contactées, au final il y aura deux fois plus de personnes en entretien sans y passer plus de temps.


Mais Robin souligne d’autres éléments qui jouent également sur la productivité :


Attention à la mauvaise productivité :

Lors de cette recherche proactive, attention à de la mauvaise productivité, celle où on pense gagner du temps mais au final on en perd


Par exemple, certains recruteurs vont mettre immédiatement le lien vers leur calendrier dans les emails envoyés aux prospects. A priori, ça fait gagner du temps, mais en fait les taux de réponse sont bien moins bons. Pourquoi ? Parce que seuls les gens qui sont prêts à prendre immédiatement un rendez-vous dans le calendrier vont le faire. Tous les autres, plus indécis, pas forcément en recherche active, ou qui préfèrent engager une discussion au préalable, ne vont pas le faire. Et au final, on va devoir contacter deux fois plus de personnes parce que les taux de réponse ont diminué.


Faire postuler le maximum de personnes dès le début :

Dans le recrutement, on constate généralement que les premières personnes contactées sont les plus pertinentes, les plus susceptibles de répondre. Donc les 100 premières personnes ont un meilleur taux de réponse, et les 100 suivantes sont un petit peu moins pertinentes, répondent un peu moins, etc.


C'est donc vraiment très important d'avoir le taux de réponse le plus élevé dès le début, et avoir le maximum de personnes qui postulent. Robin préfère en avoir 100 et faire le travail de les trier ensuite, que 10 personnes seulement à postuler. Il veut donc que toutes les personnes qui viennent sur l'offre d'emploi postulent. Et une manière d'y réfléchir c'est de simplement optimiser pour la prochaine étape, donc la prochaine étape sur une offre d'emploi, c'est postuler.


De même pour la prospection, Robin veut d'abord que la personne réponde. Pour optimiser cela, il termine ses e-mails par une question pour avoir de meilleurs taux de réponse : est-ce que tu veux que je t'en dise plus, est-ce que tu veux que je t'envoie plus d'informations sur le poste ? Ensuite il peut décider de continuer la discussion ou pas, car les échanges emails sont un bon moyen de filtrer les personnes.


Il faut donc systématiquement optimiser pour la prochaine étape, et la prochaine étape généralement c'est une candidature ou une réponse, mais surtout pas encore - à ce stade - organiser un appel.


Utiliser les sales materials :

Il existe de nombreuses pratiques à emprunter aux sales et au marketing, qui peuvent induire de gros gains de productivité. Par exemple, une bonne pratique à utiliser en recrutement qui vient de la vente, c'est ce qu'on appelle les sales materials. Ce sont les documents qu'on utilise dans la prospection commerciale pour soutenir sa prospection commerciale : témoignages clients, démos du produit, vidéos


C'est très peu utilisé dans le recrutement, et pourtant ça a un impact énorme sur le taux de réponse. C'est très simple dans sa campagne de prospection ou dans son offre en ligne de mettre une vidéo qui présente le produit, ou un des fondateurs.


Lors du closing

Il faut vraiment prêter beaucoup d’attention au closing, car c’est le dernier gros point : si on a fait tout ça avant, et qu'à la fin on n’a qu'une seule chance sur deux de closer la personne qu'on veut recruter, là on est encore une fois sur des gains de productivité qui peuvent être de x2.


Parce que si la personne ne signe pas, parfois on doit reprendre la recherche depuis le début, on perd des semaines, voire des mois, ce sont des recherches qui s'empilent et le niveau de stress qui monte.


Pour améliorer le closing, il faut déjà considérer que le closing commence à la toute première interaction : dès ce moment, il faut vraiment comprendre comment est-ce qu'on va closer cette personne, et donc connaître :

  • quelles sont ses motivations,

  • quels sont ses leviers de conviction,

  • et qu'est-ce que la personne veut aller chercher dans son prochain job.

Il faut donc continuer à documenter ces parties-là et récupérer de plus en plus d'informations jusqu'à la fin du recrutement. Pour qu’au moment où on fait l'offre, on soit sûr à 90 % qu’elle sera acceptée. Et bien garder en tête que si on ne close pas la personne, on repart tout de zéro…


De la même manière, il faut être sûr qu'à la fin, on soit en position en interne de prendre une décision, qu'on ait vu suffisamment de candidats ou de candidates pour pouvoir prendre une décision, qu'on ait donc bien défini le rôle au préalable. Parce qu’il arrive qu’à la fin, parfois on ferme ce rôle (finalement on va plutôt prendre une personne sortie d'école qu’une personne senior…). Donc bien vérifier : si je vous présente ce candidat et qu'on arrive jusqu'au bout, est-ce que vous avez tout ce qu'il vous faut pour prendre une décision finale ?


QUE PROPOSE HireSweet ?

  1. HireSweet Marketplace : c'est une marketplace de recrutement, avec environ 100 à 150 développeurs et développeuses disponibles par semaine. Les entreprises se connectent tous les lundis et peuvent accéder à des sélections de personnes qui correspondent à leurs recherches.

  2. et HireSweet CRM : c’est un produit qui aide les équipes de recrutement à être plus productives, donc concrètement à faire plus de recrutements par personne et avoir de meilleurs suivis de la donnée.

Vous pouvez contacter Robin Choy sur Linkedin

Site web d’HireSweet : https://www.hiresweet.com/


Ressources recommandées par Robin :

Outils recommandés par Robin :

  • Différents outils d’aide à la prospection et à l’entretien du vivier de candidats : HireSweet CRM, Interseller, Gem

  • Figures pour le positionnement salaires

  • Guide.co sur l’expérience candidats (un outil à utiliser pendant le process d’entretien)


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