LE GUIDE DU REMOTE MANAGEMENT CHEZ SPENDESK

Entretien avec Agnès Chauvigny, Head of People à SPENDESK



Fondée en 2016, Spendesk a levé 45 millions d'€ en deux levées successives et emploie aujourd'hui plus de 200 personnes.

Son métier ? Spendesk propose une solution de gestion des dépenses professionnelles qui apporte du contrôle, de la visibilité et de l’automatisation aux équipes finance. Cette solution simplifie considérablement la validation des dépenses, l'émission de cartes virtuelles et physiques, le remboursement des notes de frais, le paiement des factures fournisseurs...


Chez Spendesk, chaque équipe doit trouver le rythme qui lui convient, mais une bonne définition du cadre reste importante :

  • Tout d'abord bien identifier les instances de communication (niveau entreprise, département, équipe, 1:1) : on a mappé toutes ces instances de communication pour identifier les best practices et donner un guide aux managers pour qu'ils s'adaptent aux besoins de leurs équipe, avec une base commune

  • Puis identifier les moyens de communication : Slack ? Discord? meeting? email ? Notion note? -> on a édité des guidelines de communication interne pour éviter d'overloader Slack, ou de perdre de l'info importante, et d'avoir de plus en plus une culture de l'écrit

  • Focus sur les managers pour les aider à être le plus attentifs possible aux signaux faibles, leur faire prendre conscience que les choses qui leur paraissaient logiques ou évidentes avant risquaient de ne plus leur sauter aux yeux sans voir les gens quotidiennement. Nous avons fait des workshops Work/Life Balance + Wellness avec nos managers sur ce sujet. Focus time management et work-life balance, le remote multipliant les meeting et rallongeant les journée de travail on a passé beaucoup de temps à sensibiliser les gens aux risques que cela pouvait présenter et comment ils pouvaient les éviter.

PETITE CHECKLIST DE LA REUNION BIEN ORGANISEE A DISTANCE

  • Durée bien estimée, et courte si possible (privilégier 2 meeting de 1h plutôt qu'un meeting de 2h si possible, les gens perdent leur focus au bout d'un moment)

  • Agenda défini et partagé à l'avance

  • Rappeler aux gens que s'ils n'ont pas de valeur à apporter à un meeting c'est ok de ne pas y participer, tout le monde gagnera du temps

  • Cibler les participants pour avoir les personnes absolument nécessaires et essayer de garder le minimum de monde.

  • Activer les caméras dans la mesure du possible

  • Mute par défaut

  • Régulièrement faire un tour de table pour donner la parole à tout le monde si pas le cas naturellement

  • Clôturer en rappelant les take aways et actions to follow up

COMMENT FAIT ON CHEZ SPENDESK POUR MAINTENIR LA PERFORMANCE EN REMOTE ?

  • Réduire les timelines : on est passé de quarterly objectives pendant la crise à des monthly objectives, et on se rend compte qu'a l'échelle de l'entreprise ce n'est peut être pas pertinent en temps normal mais à l'échelle d'une équipe ou d'un individu c'est plus simple de se projeter. Nous avons suivi ce processus de mars à fin 2020. Nous sommes maintenant repartis en mode quarterly qui est plus adapté hors moment de crise, moins overkill.

  • Définir des attentes claires en terme d'input (activity, metrics, process, etc.), d'output (targets, delivery, end goal) et de behavior (values and operating principles). Ce mode de travail a été maintenu post-confinement. C'était un mode de travail exceptionnel et le confinement l'a cristallisé.

  • Demander et donner du feedback de manière régulière -> 360° feedback process 3 trois fois par an + trainings réguliers sur le feedback. Pour information cette approche existait hors remote mais nous l'avons renforcée car le feedback est encore moins spontané à distance !

  • Former les managers a gérer aussi bien des low performers que des top performers avec des guidelines claires sur l'identification des gens dans ces deux catégories, et les plans d'actions à mettre en place en conséquence. Là aussi, cette approche existait hors remote mais nous l'avons renforcée car le besoin est encore plus fort.

  • Ne pas oublier la reconnaissance une fois les objectifs et la perf atteints ! Là aussi, cette approche existait hors remote mais nous l'avons renforcée car le besoin est là aussi plus fort.

COMMENT MAINTENIR LA COHÉSION D'ÉQUIPE ?

  • Donner de l'ownership aux équipes sur les sujets de cohésion pour que cela ne soit pas artificiel/top down : chaque équipe a son budget de team building et est encouragée à faire des évènement (virtuels) cross équipes .

  • Même si l'on est en remote, encourager (dans la mesure du possible) les gens à se rassembler en physique de temps en temps (les employees full remote doivent revenir au moins pour assister à 2 all hands company en présentiel, company offsite, etc.)

  • Créer des moments non professionnels sans nécessairement déborder sur la vie perso des gens : nos virtual apéros étaient prévus initialement à 19h (comme quand on allait au bar depuis le bureau), mais les gens n'avaient plus envie de rester devant leur ordi si tard -> on a switché des évènement social (coffee breaks, game time, etc.) un peu plus tôt dans l'après-midi pour que les gens n'aient pas l'impression de rallonger leur journée et leur permettre de garder du lien.

  • Encourager les gens à partager leurs best practices remote sur un channel dédié

  • Créer des routines optionnelles (tous les matins depuis début décembre les équipes People et TA commencent la journée par un "plank challenge" : ça met tout le monde de bonne humeur pour bien démarrer, on papote, et en plus on fait du sport :D)

  • Teaser ! faire des surprises : pendant notre virtual day nous avions un speaker externe, dont l'identité a été gardé secrète jusqu'au jour de l'event, ça a créé une bonne dynamique en amont.

COMMENT S'ASSURER QUE TOUT LE MONDE VA BIEN ?

  • Weekly company pulse : survey hebdomadaire sur "comment tu te sens de 1 à 5 ?"

  • Weekly ou bi-weekly team rétro : toutes les semaines on fait une rétro sur la semaine pour chaque équipe

  • Weekly ou bi-weekly 1:1 with managers

  • Random skip meetings with managers <> n-2, and People partners <> anyone in the company

  • Former les managers à être attentifs aux signaux faibles

  • Donner l'opportunité aux collaborateurs de parler à quelqu'un d'externe (moka.care) s'il en ressent le besoin

COMMENT FAIRE CIRCULER L'INFORMATION EN REMOTE ?

  • Centraliser les informations de la semaine dans une weekly note partagée tous les lundis matin

  • Communiquer sur les objectifs et projets importants en company kick off : tout les lundis matins on accueille les nouveaux et on fait un point sur nos objectifs company. Visio à 200.

  • Uniformiser au maximum l'information dans Notion (project template, databases, etc.)

  • Répéter régulièrement les informations importantes et s'assurer qu'elles soient bien cascadées aux différents niveaux de communication Company -> Department -> Team -> Indiv

LES TIPS ET OUTILS DE SPENDESK POUR LE TRAVAIL EN REMOTE :

  • 15five pour les weekly pulse et team recognition

  • Moka.care, qui a vraiment aidé à assurer le bien être des salariés

  • Spendesk (:D), on a donné un budget mensuel à tout le monde pour le bien-être, à utiliser pour tout achat qui leur permettrait de déconnecter du boulot




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