Comment recruter des techs en scale up ? Le modèle Doctolib

Avec Rassam Yaghmaei, Tech Talent Acquisition Director chez Doctolib




Comment recruter des techs en scale up ? Le recrutement des tech est spécifique et pas toujours facile, surtout dans une entreprise en hypercroissance. Rassam Yaghmaei, Tech Talent Acquisition Director chez Doctolib, nous explique le modèle Doctolib ou comment construire un modèle de recrutement tech.


Rassam Yaghmaei est Tech Talent Acquisition Director chez Doctolib, une plateforme à destination des professionnels de santé créée en 2013. Bien connue des patients pour la prise de rendez-vous médicaux (et aujourd’hui pour la vaccination COVID-19), Doctolib est avant-tout destiné aux praticiens. Sa plateforme leur permet d'optimiser leur agenda, de téléconsulter, bref elle simplifie leurs tâches quotidiennes.


Il y a bientôt quatre ans que Rassam a rejoint Doctolib en tant que premier tech recruteur. A l'époque, l’équipe tech de Doctolib comptait moins de 20 personnes et il fallait la scaler. L’objectif de Rassam a donc été de construire une équipe de recruteurs pour accompagner le développement des populations tech et produits, des profils souvent pénuriques.


Véritable licorne française à la croissance fulgurante, Doctolib est réputée pour sa capacité à créer des process et à changer d’échelle dans tous les domaines.


Rassam nous explique comment se passe le recrutement des tech chez Doctolib, les évolutions et améliorations qui ont été faites et l'expérience d'un candidat tech de la phase 1 à la phase d’onboarding.


Comment construire un modèle de recrutement des populations tech ?


A l’arrivée de Rassam, Doctolib était déjà une machine à créer des process.

Rassam, quant à lui, avait l’expérience du recrutement dans l'IT, le digital et la tech, mais pas de l'hypercroissance.


Alors qu’il comptait structurer un peu le recrutement de la start-up, il a expérimenté deux vagues de structure dès son onboarding. Il a été impressionné mais l’a bien vécu puisque c’était “bien saupoudré de sens, de pourquoi on est là, d'émotion”.

Très vite, j'ai pu moi-même m'inspirer de petites choses comme ça pour construire l'équipe”, dit-il.


En 4 ans, le recrutement tech chez Doctolib a connu 3 grandes phases :


Phase 1 : premiers recrutements


A son arrivée, Rassam a commencé par mettre en place une équipe.

Pendant les six premiers mois, il a fait principalement du recrutement selon le modèle 360 (three sixty recruitment), à savoir qu’un recruteur fait tout de A à Z, de l’identification du besoin à l’offre, et même parfois jusqu’à la phase de pré-onboarding.


Ce modèle était associé à une philosophie de sourcing.


Qu'est-ce que le sourcing ?


Le sourcing est la phase d'identification et de contact des candidats. On l'associe encore souvent à de l'identification externe (chasse active) sans prendre en considération l’inbound, c’est-à-dire le passif.


Au départ, le sourcing chez Doctolib était de l’outbound actif. Il fallait identifier des gens sur LinkedIn, sur Github, sur Stack Overflow, les contacter et leur donner envie de rejoindre l’entreprise.


Comment être différenciant ?


De son ancien poste chez Axway, Rassam a gardé la volonté d’être très différenciant dans la façon de contacter les candidats, de faire des relances etc.


La rencontre entre cet état d’esprit créatif et le côté structuré de Doctolib s’est bien passée parce que les différentes émotions visées à chaque étape du recrutement avaient été bien identifiées.(Comment veut-on que le candidat se sente quand on le contacte pour la première fois ? Quand on le relance ? etc.)


L’ultra personnalisation du message d'approche marchait plutôt bien tant qu’il fallait recruter une vingtaine de développeurs par an mais l’hypercroissance de Doctolib a rendu inefficace ce “modèle d'orfèvre”.

Une fois qu'on a commencé à se dire qu’il fallait doubler le volume chaque année, ça a commencé à coincer”, se souvient Rassam.


Le marché de développeurs parisiens étant limité, il a fallu recruter dans d'autres pays où Doctolib n'a pas la même réputation.


Phase 2 : la recherche d’un modèle différent


Elle a eu lieu fin 2018, début 2019. Doctolib était déjà installé à Berlin mais la marque y était moins connue et il fallait adapter la stratégie.


C’est alors que Rassam Yaghmaei a rencontré Tris Revill, bien connu dans la communauté du sourcing et du recrutement en Europe, et a réussi à l’embaucher.


La phase intermédiaire a pour objectif d’introduire le “sourcing stratégique”. Rassam et Triss ont donc créé l’intent and prediction model.

Il ne s’agissait pas d’arrêter le full cycle. “On était encore dans l'idée que le même recruteur peut faire pas mal de choses à son niveau”.


En revanche, le sourcing actif, qui consiste à contacter constamment de nouvelles personnes, montrait ses limites.

  • C’est fatigant car il faut faire beaucoup de volume.

  • Avec un taux de réussite proche de 10%, on risque de lasser les candidats potentiels et de “brûler le marché”.


La solution ? Optimiser la qualité des candidatures et de la brand awareness de Doctolib sur la partie tech.


Le modèle d’intention et de prédiction (Intent and prediction model)


L’intention


L’intention a été introduite par Triss Revill qui l’avait testée chez Indeed.


Il s’agit de déchiffrer en amont l'intention du candidat pour adapter le message et le process de recrutement en conséquence.


Un candidat qui postule a une intention très différente de celui qu'on va devoir aller chercher sur LinkedIn et qui n’a jamais entendu parler de Doctolib”, remarque Rassam.


Ce modèle part de la constatation que, à l’instar des sales, les recruteurs ont aussi leur CRM (Custom Relationship Management) : c’est l’ATS (Application Tracking System) dans lequel on retrouve tous les candidats, les relances, l’historique, les feedbacks etc.


“L’ATS est devenu tout d'un coup beaucoup plus central. On s'est dit qu’on pouvait sourcer dans l’ATSmême si ça semble moins noble que d'aller chercher de nouveaux candidats.


Rassam Yaghmaei et Triss Revill ont imaginé un système de points tenant compte de l'énergie déployée en fonction des différentes sources. Ce système attribue plus de points à un candidat qui est presque arrivé au bout d'un process de recrutement il y a X années qu’à un candidat qui a juste postulé et n’a jamais été appelé etc.


Avec ce système, ils ont changé leur manière de rédiger les offres d'emploi, adapté leurs messages d'approche et cherché à générer plus de cooptation en interne.


Ils ont également adapté leur stratégie d'anticipation et de closing.


Par exemple, à partir du moment où un candidat est coopté en interne, avant de l'appeler, il faut discuter avec la personne qui l'a coopté. Avant de lui faire une offre, il faut discuter avec la personne qui l'a appelé. Après l'offre, il faut que la personne qui l’a coopté appelle le candidat pour recueillir ses impressions et qu’elle indique aux recruteurs s’ils sont sur la bonne voie.


Enfin, il a fallu mettre ce process par écrit pour les nouveaux tech recruteurs. Rassam était le premier il y a 4 ans, Doctolib en aura bientôt 30 et presque 100 à la fin de l'année 2021 !


La prédiction


La prédiction est “le fait d'utiliser la data pour essayer de prédire ce qui peut se passer et avoir de meilleurs insights à donner au business”, explique Rassam.

Le but est de “prédire en termes de chiffres combien d’inputs à quelle étape il faut mettre pour arriver à tel résultat”.


Ce système s’inspire de l’expérience de Triss dans d’autres entreprises et des cabinets de recrutement dont est issu Rassam, où un résultat précis est attendu après X rendez-vous, X propositions, X candidats. Il requiert du volume.


La phase 2 a donc permis d’améliorer le message adressé aux candidats en fonction de leur origine et de leur intention.


Phase 3 : le sourcing


Choisir une ville


Pour accompagner la croissance, il faut pouvoir aussi optimiser d'autres canaux.

A cette époque là, Doctolib devait créer une troisième équipe tech, après Paris et Berlin mais dans quelle ville de France ?

Le sourcing stratégique, qui consiste à comprendre un marché, étudier son talent pool etc, a aidé à faire un choix avisé. Il a fallu écouter la partie recrutement, et notamment sourcing, pour vérifier qu’il était possible de créer une équipe sur ce type de population et faciliter le travail des sourceurs.


“Donc ça, c'est la phase 3 qu'on vit actuellement depuis neuf mois/un an, à savoir du sourcing avec des vraies équipes de sourcing”, résume Rassam.


Le recrutement a commencé, comme souvent chez Doctolib, par la population la plus compliquée, où il y a le plus de volume, à savoir l’engineering et notamment les développeurs full stack. Pour cela, des sourceurs assez seniors ont été associés en binôme à des recruteurs très seniors.


La fin du 360


Partant du constat que certains recruteurs préfèrent les tâches “top of funnel” comme faire du sourcing, trier des candidatures, contacter des gens..., tandis que d’autres passent plus de temps avec les managers, à construire des process, les optimiser, faire du lobbying…, certains recruteurs full cycle sont devenus sourceurs.


Chez Doctolib, sourceurs et recruteurs sont considérés comme des postes équivalents. En effet, un sourceur va avoir autant de points de contact avec le business qu'un recruteur mais il va donner des insights et des initiatives de sourcing sur le “top of funnel” (par exemple des conseils sur la façon de sénioriser une population).


Une équipe de marque employeur et recruiting marketing était en construction et les sourceurs étaient les premiers liens avec cette équipe.


Actuellement, la troisième fonction créée est celle de coordinateur (Tech Talent Acquisition Coordinator). Doctolib embauche des coordinateurs expérimentés pour aider les tech recruteurs à offrir aux candidats une émotion spécifique à chaque étape, à “mettre de l'huile dans les rouages”.


Répartition des postes : recruteurs, sourceurs, coordinateurs


Aujourd'hui il y a chez Doctolib une grande majorité de recruteurs tech qui sont mis en place dans les équipes qui en ont besoin. Mais la scale-up va accueillir ses deux premiers non-tech sourceurs (sourceurs business et sales) en septembre.


A ce jour, elle compte huit sourceurs pour plus de 50 recruteurs, ainsi qu’une équipe de 3-4 coordinateurs et plusieurs postes ouverts.


Rassam et son équipe sont d’avis qu’il n’existe pas de nombre idéal de sourceurs pour un recruteur ou vice versa. “D’une manière générale, on se dit qu’un sourceur peut alimenter plusieurs recruteurs [...]. Après ça dépend, ce n'est pas blanc ou noir.” Leurs tâches peuvent se chevaucher.


Chez Doctolib, les trois métiers sont complémentaires et équivalents : on a besoin d'excellents recruteurs pour créer une connexion forte avec l'interne et une relation de qualité avec les candidat.e.s, tout comme on a besoin de sourceurs parce que le marché est pénurique, compliqué…Et on a besoin de coordinateurs pour faciliter tout ça.

Mais beaucoup de sourceurs sont frustrés que leur métier soit vu comme un sous-métier du recrutement.


L’analyse des data des six derniers mois sur un recrutement de développeur a permis de calculer le nombre de candidats contactés, de réponses, de screen calls, de process, d'offres, d'acceptations... Et ce ratio a été adapté à chaque ville.


Le travail du sourceur libère le recruteur du “top of funnel” et lui permet de se concentrer sur la conversion en interne (coaching, closing de qualité…). A l’opposé, le sourceur est très porté vers l'extérieur.

C'est nos yeux sur le marché et nos aimants, et les recruteurs sont les optimisateurs, les convertisseurs de cette matière brute vers un recrutement à la fin”, résume Rassam Yaghmaei.


Pour comparer ce modèle avec un cycle de vente, mettre sur un pied d’égalité recruteurs et sourceurs revient à donner autant d’importance au SDR (Sales Development Representative) qui génère des prospects qu’à un account executive qui va convertir le client. Aux yeux de Rassam, aucun métier n’est plus noble que l’autre.

Mais dans la réalité, il reconnaît que tout n’est pas encore parfait.


Parfois, les vieilles recettes fonctionnent très bien et un peu d’adaptation à la culture de l’entreprise suffit. Une révolution n’est pas toujours nécessaire...


Le parcours d’un candidat tech chez Doctolib


Comment trouver le candidat

  • Les sourceurs de Doctolib trouvent les développeurs sur Github ou LinkedIn.

  • Quand un profil leur paraît intéressant, ils décident :

- du message qu'ils vont lui envoyer

- du canal de contact à privilégier (adresse e-mail, LinkedIn,Whatsapp,téléphone… )

  • Ce qui rend un profil intéressant sur Github (scénario “cold”) :

- le nombre de “repos” (repository gits) que la personne a faits

- le nombre de stars qu’elle a

- le nombre de recommandations

- le nombre de contributions qu’elle a faites en open source.

- il existe des plugins qui analysent la page Github de la personne.


Cette phase de recherche est plus facile quand on a un nombre raisonnable de recrutements à faire par an (moins de 50), elle se complique au fur et à mesure que la start-up grandit.


Chez Doctolib, la façon de recruter est “un petit peu moins technophile selon Rassam. Les langages de code de la personne ne sont pas très importants à partir du moment où elle veut se former sur ceux de l’entreprise et n’a pas peur d'aller à la rencontre des utilisateurs.


Rassam déclare qu’il a longtemps adoré analyser les profils des développeurs, leurs passions, et ainsi leur envoyer des messages plus créatifs et personnalisés.

Cette façon de faire est “noble” mais on est passé à une autre étape aujourd'hui. Un bon sourceur et un bon recruteur doivent avant tout être capables de scaler le recrutement et de créer des process.


Communiquer avec le candidat

  • Comment lui donner le sentiment d’être différent.

Chez Doctolib, la première phase doit procurer au tech, que ce soit un candidat qu'on source, un candidat qui a postulé ou un candidat qui a été coopté, le sentiment d’être différent et unique. Quand il reçoit son premier message d’approche, il doit sentir que les recruteurs de Doctolib ont eu un intérêt spécifique pour son profil.


  • Les messages de relance

C’est un peu différent de la relance faite dans la partie nurturing. Au lieu de recycler le message utilisé pour une première approche, la deuxième ou troisième relance sont l’occasion de montrer en quoi Doctolib est également une entreprise différente et unique et de donner envie au développeur d’aller plus loin.


Cela peut passer par les actualités de la start-up, sa philosophie et ses valeurs. La relance est idéale pour partager plus de contenu ciblé.


Un exemple de parcours




Le travail du sourceur


Aujourd'hui, les prospects ont de fortes chances d’être d’abord contactés par un sourceur, plus rarement un recruteur. Imaginons un sourceur Doctolib, nommé Lucas, à la recherche d’un développeur.


Lucas contacte le développeur sur Github, engage la conversation et le tech a envie d’en savoir plus. Arrive le moment du phone screen. Pendant cet appel, Lucas explique au développeur pourquoi il l’a contacté, il lui vend un poste et essaie de comprendre ses critères.

Pour le recrutement d'un développeur, Doctolib a aujourd'hui encore un test technique.


Dans cette phase de recrutement, le sourceur a une approche supportive. Il accompagne le prospect, lui explique à quoi s’attendre, comment se préparer au mieux, afin que la personne pense “Ils veulent que je réussisse, ils veulent voir le meilleur de moi et pas me mettre en situation d'échec”.


Le travail du recruteur


A partir du moment où le candidat a passé les filtres du pré-screen et du test technique, il passe sous l'égide du recruteur qui va gérer la partie qu’on appelait onsite avant.


C’est une série d'entretiens techniques, méthodologiques, de management ou avec les équipes ou des managers.

Le recruteur doit s'assurer que le candidat est préparé à chaque étape mais aussi que les hiring managers sont bien entraînés et savent faire des feedbacks non biaisés.


Les sessions de débrief à la fin d'un process de recrutement sont très importantes.

Un recruteur doit défendre son candidat avec subtilité. “En interne, on dit souvent qu’on est les ambassadeurs des candidats”, raconte Rassam.

Il doit sentir les moments où il n’y a pas eu assez de recul, les fausses conclusions, et s'assurer que ces éléments sont pris en compte dans la décision d’avancer ou pas avec un candidat.


Et après ?


Ce sont parfois les coordinateurs mais le recruteur sera toujours là jusqu'au bout.

C'est très rare qu'il laisse la main au hiring manager à 100%, reconnaît Rassam. Le hiring manager devient un collaborateur et un binôme très important du recruteur”.

En effet, il joue un rôle central pour donner envie au candidat de travailler avec cette équipe et ce manager.


On a fait beaucoup de training sur comment anticiper l'intention des candidats, comment nous aider à passer des relais d'information.”, explique Rassam Yaghmaei. Les tech recruteurs apprennent les techniques de closing et ils les travaillent avec les managers, avec qui ils construisent aussi l’offre qu'ils vont faire au candidat.


L'idée, c'est que le candidat en ressorte avec une émotion de positivité, d' enthousiasme et de clarté. [...] On peut faire une offre en dessous des attentes des candidats, ça arrive, par contre on peut pas ne pas être clair sur pourquoi et comment, et à quoi il faut s'attendre.”


Conclusion : le low hanging fruit


...autrement dit, un conseil de Rassam à destination des start-up et des scale-up pour obtenir des résultats rapides !


D’après l’expérience du Tech Talent Acquisition Director, la collaboration du recruteur avec le hiring manager est très bénéfique.


Elle profite aussi bien à un recruteur qui voudrait un meilleur taux de conversion de ses messages qu’à un autre qui voudrait augmenter son taux d'acceptation d'offres. Une collaboration plus importante avec le manager pour lequel ils recrutent porte immédiatement ses fruits, car en unissant leurs forces et en apprenant à se comprendre, ces deux personnes peuvent avoir un impact plus fort sur le candidat.


Par exemple, le manager peut contacter les 5 meilleurs candidats du recruteur avec lui ou leur envoyer un second message

.Autre exemple : le manager peut venir faire l'offre avec le recruteur parce qu’il va sentir plein de choses quand le candidat posera des questions.


Ça permet aux deux parties de discuter, de se mettre d'accord sur une stratégie, de se comprendre et de s’entraider.


Pour engager la conversation avec Rassam Yaghmaei, contactez-le sur LinkedIn.


Les ressources recommandées par Rassam :


Il adore les contenus vidéo.


  • Sur les thèmes un peu plus inspirationnels et sérieux, les Gary Vee et tous leurs dérivés sur le leadership et le management.

  • Rassam est aussi un gros consommateur des contes parodiques, comme Ed Hunter qui faisait beaucoup de mèmes et de parodies sur les métiers du recrutement.

  • Il suit aussi le compte Sales Humor parce que n'importe quelle blague faite à un sales s’applique aussi à un recruteur !


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