Olivia de Vial, VP of People de Colonies
Colonies est une startup créée en 2017 par trois copains étudiants à l’ESSEC à partir d’un constat : il existe un vrai problème d’accès au logement dans les grandes métropoles urbaines. Leur idée est donc la suivante : réinventer l’expérience du logement pour les locataires d’aujourd’hui ou de demain. Colonies est ainsi devenu un opérateur indépendant de logements résidentiels qui offre une combinaison d’espaces privés et communs partagés par les colocataires. Avec des services additionnels comme l’accès à des « supers communs », c.a.d. des salles de sport, une salle de cinéma, un service de conciergerie…
L’entreprise compte aujourd'hui 65 salariés dans des métiers très variés : du développement, de l’opérationnel sur les résidences, de la tech, de la finance, de la gestion RH… La startup a réalisé plusieurs levées de fonds, dont 11 millions en 2019 et 30 millions en 2020. Pour en savoir plus sur cette aventure entrepreneuriale, écoutez l’épisode du podcast Génération Do It Yourself avec Alexandre Martin, l’un des trois fondateurs de Colonies.
Olivia de Vial est VP of People ou DRH de Colonies et vient nous parler du processus d’onboarding chez Colonies, un sujet qui a pris une dimension toute particulière avec la crise de la COVID.
L’onboarding, à quoi ça sert ?
L’onboarding répond à deux objectifs principaux :
Le premier : « c’est de répondre à la promesse que l’on a faite pendant le processus de recrutement, de faire vibrer la personne qui nous rejoint. C’est la première image que l’on va donner à notre collaborateur. Il y a un vrai sujet de marque employeur. »
Le deuxième : « c’est de prendre le temps de bien former le nouvel arrivant, de donner toutes les clés, tous les outils, toutes les informations pour qu’il puisse rapidement monter en puissance sur son métier. »
D’un point de vue KPI, on peut regarder l’onboarding sous l’angle des validations des périodes d’’essai. La qualité et la rapidité de l’onboarding, et donc la satisfaction générale des employés, auront un impact sur la poursuite des périodes d’essai, et jouent donc un grand rôle de rétention.
« Il ne faut pas oublier que la période d’essai est dans les deux sens», rappelle Olivia.
Le processus d’onboarding chez Colonies, étape par étape
« Chez Colonies, le process d’onboarding commence à partir du moment où la lettre d’engagement est signée. »
A partir de ce moment, on va :
prendre du temps avec le futur collaborateur pour lui expliquer le fonctionnement de l'entreprise et lui proposer un autre rendez-vous avec un ou des managers, et d’autres personnes de l’équipe s’il a des interrogations ;
lui faire plusieurs propositions (selon le profil) pour laisser le choix du package.
Rapidement, le nouveau collaborateur est contacté par l’office manager : il reçoit un email détaillant les étapes de l’onboarding et les différentes personnes qui vont intervenir. « C’est très important pour nous que la personne se sente accueillie. »
Un process très bien ficelé pour les deux premiers jours
« L’emploi du temps des deux premiers jours est réglé par l’office manager et les nouveaux arrivants se laissent vraiment porter. En général, on essaye de les accueillir par vague.»
Tout commence par un Welcome Breakfast en présentiel ou en visio, pour créer un moment vraiment convivial et identifier quelques visages.
Ensuite la nouvelle recrue va passer deux heures avec l’office manager qui va lui présenter les pratiques internes, les différents outils et lui remettre son welcome kit : tout le matériel dont elle a besoin pour travailler avec quelques goodies en plus.
« Le rôle de l’office manager est très important, c’est elle qui coordonne tout. Elle fait un super job et elle s’est perfectionnée de mois en mois » insiste la DRH de Colonies.
La promo d’« onboardés » va rencontrer chaque team de Colonies pour avoir une connaissance de l’intérieur de tous les métiers de la boîte.
Le nouvel arrivant va aussi rentrer en contact avec son « buddy ».
Le buddy, c’est la personne qui va jouer le rôle de mentor pour le nouvel arrivant pendant 3 mois. C’est souvent un pair qui va expliquer comment utiliser tel outil, indiquer qui contacter pour avoir telle information...Il y a une relation extrêmement forte qui se noue en général entre le nouveau et son buddy. Peu à peu ce rôle de parrain s’efface mais l’ex-buddy reste un peu une référence pour le nouveau collaborateur;
Un entretien avec la DRH est prévu : elle prend une heure avec tous les nouveaux pour leur expliquer le fonctionnement de l’entreprise, les attentes..
Enfin, on fixe une rencontre avec les fondateurs qui viennent présenter Colonies, et expliquer leur vision, le business model…
L’objectif de ces deux jours est que ces nouveaux « onboardés » puissent être rapidement dans l’opérationnel et acteurs sur différents chantiers.
Pour la suite du processus, c’est le manager (N+1) qui prend le relai et construit l’agenda du collaborateur, toujours en relation avec l’office manager. En fonction du métier du nouvel arrivant, l’onboarding sera alors assez différent.
L’onboarding chez Colonies : quelques spécificités sympathiques
Pour bien comprendre le business model de l’entreprise, les nouvelles recrues vont faire des visites de maison, une façon aussi de faire un “soft opening” c.a.d. de tester que tout fonctionne dans le logement, de l’électricité à l’équipement cuisine en passant par la qualité de la literie comme du réseau wifi...
Le but de ces visites ? Comprendre la finalité du service et la réalité de l’expérience client. Comme chez Blablacar où il faut expérimenter du Blablacar, ou chez Trainline où tout le monde doit passer au service de support client pour gérer les tickets.
Une période d’essai jalonnée de check-points RH et managériaux
La période d’essai est jalonnée de rendez-vous réguliers avec le manager à 2, 3 mois, parfois 5 mois, et avec la DRH, pour valider des points différents :
avec le manager, on va s’assurer de la performance, de la marge de progression…
avec la DRH, on insiste sur le bien-être dans la boîte, l’intégration.
S’ensuivent des échanges et des prises de décision sur la prolongation, l’arrêt ou non de cette période.
Retours et projets sur ce processus d'onboarding
Des retours très positifs
« En fin de période d’essai, on fait passer un « survey mood », et les retours sont très positifs. On a eu beaucoup d’inputs intéressants qui nous permettent d’améliorer notre process en continu», rapporte la jeune DRH.
Des projets pour faire évoluer le process :
« On souhaite mettre en place le concept de « Vis ma vie» ». La personne choisit dans l’entreprise un métier et une équipe avec laquelle elle sera amenée à travailler, pour avoir une vraie immersion terrain et une meilleure compréhension des enjeux.
Un autre projet dans les cartons chez Colonies : « Que la nouvelle recrue puisse choisir un mentor à la fin de la période d’essai, une personne qui l’accompagne tout au long de sa carrière chez Colonies, lui donne des conseils pour son parcours, son évolution interne, ses choix de formation…»
Les conseils d’Olivia pour mettre en place un nouveau processus d’onboarding
Bien identifier les rôles et responsabilités des personnes impliquées dans le process
Ecrire un parcours qui soit fluide et bien rythmé,
Ne pas s’arrêter sur ses acquis : c’est un cadre à retravailler régulièrement en restant dans une dynamique d’amélioration.
Côté « onboardé », ce parcours fléché va permettre de réduire l’anxiété et l’appréhension du nouvel arrivant et de faciliter sa prise en main des outils.
Quid de l’onboarding à distance ? Les bonnes pratiques et les outils de Colonies
« Chez Colonies, on a testé le processus d'onboarding pour la première fois à distance. C’était un vrai challenge :
On s’est équipés d’outils. Nous utilisons beaucoup Zoom par exemple.
On a insisté sur le Welcome pour que la personne ne se sente pas seule.
La première semaine était rythmée par les calls et les visio.
On a pris l’habitude de rédiger un petit mail par SLACK pour se présenter avec une photo pour que tout le monde puisse un peu s’identifier. »
Des pratiques qui ressemblent à celles utilisées dans l’animation de communauté autour d’outils comme Slack, Discord ou autres plateformes de discussion...
« Parmi les outils à distance, Welcome to the jungle a lancé Welcome Home que j’aime bien. On ne s’est pas encore mis dessus mais c’est en projet. Les gens apprennent à se connaître par le biais d’un réseau social interne dans lequel chaque collaborateur à une mini-page dédiée avec ses passions, ses anciens jobs, presque un mini-cv accessible à tous, et des groupes de paroles qui se créent sur la plateforme.»
Au-delà de l’onboarding, l’équipe RH de Colonies a mis en place d’autres rituels pour aider les anciens à garder et renforcer les liens pendant cette période particulière de COVID et de home-office :
du one-to-one entre chaque manager chaque semaine,
des teams meeting toutes les semaines,
des réunions avec toute la boîte toutes les deux semaines.
Pour contacter Olivia et échangez des bonnes pratiques RH, écrivez- lui à l’adresse suivante : olivia@livecolonies.com
Les livres et podcasts recommandés par Olivia
The Hard Thing About Hard Things de Ben Horowitz
L’auteur a développé plusieurs sociétés et parle de la relation CEO/ DRH et du rôle central du DRH dans des entreprises qui grossissent rapidement.
La méthode WHO, de Geoff Smart, très en vogue actuellement.
Les podcasts :
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